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5 consejos para seleccionar un software ERP – ¿Cuál es el mejor para tu negocio?

Cuando deseas elegir el software ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) adecuado para tu negocio, ya sea por primera vez o para mejorar tu sistema IT, hay que considerar muchos puntos para garantizar que encuentras la solución más adecuada a tu negocio.

La cantidad de proveedores y softwares que puedes evaluar son casi infinitos, pero merece la pena dedicar tiempo a analizar cada aspecto antes de elegir. A continuación, vamos a mostrarte las 5 cosas que siempre deberías tener en cuenta a la hora de elegir el ERP adecuado.

5 cosas a considerar cuando selecciones el software ERP perfecto para tu negocio

1. Define el retorno de la inversión

Probablemente estés buscando adoptar un nuevo sistema ERP con el objetivo de reducir costes, así que es importante calcular a cuánto ascenderá el coste total y qué beneficios esperas obtener. Esto no solo te ayudará a determinar qué proveedor software/paquete puede dar el mayor ROI, también te dará la información necesaria que tu equipo directivo necesita y facilitar el proceso de aprobación una vez tomada la decisión.

Si el ROI de un proveedor concreto no tiene sentido o no cumple con tu presupuesto, probablemente sea mejor tratarlo con él e intentar explorar otras alternativas. El cálculo del ROI también puede indicar que debido a presupuesto, recursos y otros factores, éste no es el mejor momento para comenzar un proyecto ERP. Si ese es el caso, utiliza el ROI para poner en marcha un plan que prepare a tu empresa para un proyecto ERP cuando el presupuesto lo permita.

Al calcular el ROI, asegúrate de compararlo con tus costes actuales. No olvides considerar también el costo del hardware, servidores, caídas del servicio, electricidad, actualizaciones, seguridad, recuperación de desastres – como también tener en cuenta el ahorro de tiempo y eficiencia que obtendrás al implementar un ERP adecuado.

2. Traduce las “necesidades” de tu negocio a “requerimientos” funcionales

La mejor manera de elegir el ERP adecuado para tu organización es comenzar una lista de las razones por las que quieres un nuevo sistema, cuáles serían las necesidades y finalmente, determinar qué funcionalidades pueden cumplir con esos requisitos.

Si hay demasiados requisitos para implementar a un tiempo, tal vez un proceso por “fases” sea lo más conveniente para tu negocio, de ese modo se priorizan las funciones clave para tenerlas operativas desde el primer día de implementación. Esto no sólo reduce el impacto del proceso de implementación en la productividad diaria, sino que también te ayudará a determinar dónde son necesario más requisitos y a destacar algunos que tal vez hayas pasado por alto.

Un buen sistema ERP debe ser flexible y debe permitirte elegir una funcionalidad específica hecha a la medida de tu empresa. Debes evitar forzar el encaje de tu negocio dentro de un sistema ERP ya hecho y en su lugar buscar uno capaz de ajustarse a tus necesidades y procesos particulares. (Vale la pena averiguar si tu potencial proveedor ofrece alguna solución ya optimizada para tu sector industrial específico).

Una buena solución también te permitirá ir añadiendo nuevas funcionalidades a medida que sean necesarias.

3. Explora nuevas funcionalidades que no hayas considerado inicialmente

Entender cómo funcionan los procesos de tu negocio es fundamental, ya que te ayudará a definir qué tipo de ERP será más adecuado para tu organización y para cumplir con las necesidades de tu plantilla. Pero ¿Hay una forma distinta de hacer las cosas? ¿Una forma mejor?

El mejor sistema para tu negocio es aquel que te brinde un valor añadido, no uno que simplemente replique lo que ya has venido haciendo, sin importar lo bien que haya funcionado en el pasado. Tu proveedor de ERP debe ser capaz de destacar las áreas en las que tus procesos de negocios puedan ser optimizados con una nueva funcionalidad que probablemente desconozcas.

4. Elige el modelo de costos correcto

¿Deberías optar por un Contrato Fijo? O ¿Debería elegir un modelo de costos basados en el tiempo y recursos involucrados a lo largo del proyecto? Esta es una pregunta que muchas organizaciones se van a estar haciendo una vez decidan que es tiempo de implementar un sistema ERP.

Si es un contrato fijo, tendrás una visión más definida del alcance del proyecto en cuanto a escalas de tiempo y coste. Aunque suponga un esfuerzo adicional para ambas partes, muchos negocios prefieren trabajar así porque les ayuda a fijar un presupuesto por adelantado y minimiza el riesgo de aparición de sobrecostes inesperados, como la previsión equivocada de la duración de la implementación o la necesidad de nuevas funcionalidades que creyeron incluidas inicialmente.

Tener claras tus requerimientos de antemano y ser estricto con el alcance del Proyecto original es definitivamente importante para tu ROI.

5. ¿Puede tu nuevo software mantener el ritmo de los cambios en la industria y el Mercado?

Conoces tu negocio mejor que nadie, lo que significa que deberías conocer los cambios de tu industria y/o mercado. Si la productividad tiende a fluctuar a lo largo del año o si planeas añadir más usuarios o funcionalidades a lo largo del tiempo, será fundamental que tengas un sistema que sea escalable y te brinde un marco para futuros crecimientos y expansiones. Aquí es donde tener un sistema ERP en la nube te permite aumentar o reducir la escala del mismo de acuerdo a las operaciones de tu negocio.

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