Las empresas que automatizan sus procesos de reconciliación financiera disfrutan de cierres contables más rápidos, mayor precisión y transparencia.
¿Qué es la reconciliación automática?
Básicamente, una conciliación es un ejercicio que compara los registros internos con los registros externos y verifica que ambos juegos de datos coinciden. Si existen anomalías o descuadres, éstos tendrán que investigarse y resolverse antes de decir que los registros se han conciliado.
En finanzas, las cuentas bancarias se reconcilian regularmente con los registros contables del sistema empresarial para asegurar que el balance coincide con lo esperado. Las reconciliaciones suelen hacerse mensualmente, dado que los bancos envían los extractos con esa periodicidad y pueden usarse como base para la conciliación, pero hay empresas que reconcilian diariamente. Cuando la conciliación es más frecuente, hay menos transacciones que verificar, de modo que la detección de inconsistencias es más sencilla.
La conciliación manual es una tarea ardua y consume mucho tiempo. Pero los softwares contables y paquetes específicos pueden automatizarlo. La reconciliación automática acelera los procesos contables, al comparar los extractos bancarios contra los registros contables en el sistema empresarial de forma automática.
El cierre de mes requiere múltiples tareas de reconciliación que requieren tiempo y esfuerzo. Vea cómo la automatización de los procesos puede resultar beneficiosa.
1. Ahorro de Tiempo
Con la reconciliación automática el proceso se hace rápidamente. Todas las salidas y entradas de efectivo registradas en su contabilidad se verifican y mapean contra los registros del extracto bancario. Verificar el cuadre de totales en el balance, flujo de caja, capital y extracto de ingresos es mucho más rápido que hacerlo manualmente en una hoja de cálculo.
2. Libre de Errores
La conciliación automática elimina la posibilidad de errores humanos. Encontrar una anomalía buceando en diferentes hojas de cálculo o registros en papel es tedioso, y por tanto, propenso al error humano; es fácil perder una suma o leer mal una cifra. No identificar la discrepancia puede generar trabajo extra para el equipo, que intentará resolver la inconsistencia a tiempo para el cierre de mes. Con la reconciliación manual, la posibilidad de quedarse hasta tarde, probablemente durante varios días, para asegurar el cierre de mes es casi un hecho. La precisión algorítmica de la automatización permite que esas anomalías se detecten fácil y rápidamente.
3. Seguridad en sus Cuentas
La reconciliación automática le da la seguridad de que sus cuentas son precisas y congruentes. No solo puede rectificar fácilmente las partidas contabilizadas erróneamente, sino también tener la seguridad de que sus decisiones financieras clave para el negocio estarán siempre basadas en información precisa y correcta.
4. Protección contra el Fraude
Por su precisión y rapidez, la reconciliación automática le protege contra el fraude. Cualquier irregularidad será detectada rápidamente y podrá investigarse sin demora, de modo que -si ocurre- el fraude será menor e impactará menos en la organización.
5. Mejora del Clima Laboral
La conciliación manual es trabajosa y repetitiva. La automatización reduce gran parte de la carga de trabajo. No hay necesidad de mantener ficheros enormes llenos de papeles, o tener abiertas múltiples hojas de cálculo para verificar los datos manualmente. Al facilitar la tarea, la motivación del equipo y satisfacción de los empleados aumenta y pueden concentrarse en realizar otros trabajos.
6. Mejora la Transparencia
Durante el proceso de conciliación, usar un Sistema automático significa que todos están trabajando con los mismos datos y pueden ver el progreso del cierre de mes. No es necesario hacer llamadas y reuniones para saber en qué punto está o qué falta por hacer. Esto es especialmente importante en operaciones globales, o empresas que tienen múltiples subsidiarias, ya que tendrán mayor visibilidad de quién está haciendo qué y cuándo. Una visión de todas las transacciones que se han procesado, visible para todo el equipo financiero.
Software Contable para Automatizar la Conciliación
Comprobar que los registros son precisos y coinciden es una responsabilidad clave de la función financiera. Hacerlo correctamente significa que la empresa puede tener la certeza de que sus cuentas son precisas y consistentes.
Las empresas necesitan implementar procesos sólidos, y la reconciliación automatizada acelera el proceso y proporciona seguridad en la información financiera y en el departamento.
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