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Un Paseo por un Proyecto de Implantación ERP | Optimiza Tu Inversión

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Basándome en la experiencia adquirida durante estos años como consultor ERP implantando proyectos en grandes empresas de muy diferentes sectores, he ido recogiendo algunos factores clave relativos a la selección e implementación que debes tener en cuenta si estás sopesando la posibilidad de adquirir un ERP para gestionar tu negocio.

Para asegurarte de que tu inversión perdurará en el tiempo, a la hora de seleccionar el mejor sistema, es necesario considerar algunos puntos: debe ser fiable, más rápido, más seguro y flexible, con el fin de cubrir tus necesidades actuales y futuras.

La elección de ERP es lo primero. Puedes leer más sobre cómo sacar el máximo en este artículo. Algunos puntos que considerar antes de la implantación:

  • Análisis,
  • MoSCoW – Siglas en inglés para: Debe Tener, Debería Tener, Podría Tener, Ojalá Tuviera
  • Diseño y
  • Planificación

Y otros tras la implementación:

  • UAT – Test de Validación de Usuario
  • Formación
  • Gestión del Cambio
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Análisis del Proyecto y la Empresa

Todas las empresas comprenden diferentes departamentos para cubrir las distintas áreas de negocio. Dependiendo de su tamaño pueden ir de 2 o 3 departamentos a 15, 20 o más.

Parte del análisis incluye recoger información de todos los procesos de cada departamento, de principio a fin: Ventas, Marketing, Logística, Posventa, Fabricación, RRHH, Finanzas… cualquier departamento que tu empresa pueda incluir.

Tu nuevo Sistema ERP ayudará a automatizar los procesos, incluso transversalmente, por lo que describirlos ayudará a detector posibles mejoras, eliminar tareas duplicadas y sobre todo ayudará a asegurar que todo está sincronizado y la comunicación fluye de forma efectiva y clara. Los dueños de los procesos y el equipo involucrado en la implantación deben identificar y relatar todos los puntos clave del negocio, para definir un MoSCoW adecuado, por lo que no debes escatimar tiempo y esfuerzo para hacerlo correctamente.

MoSCoW

El objetivo de la implantación es ser capaz de gestionar tu negocio de forma más eficiente y estar preparado para la futura expansión de tu empresa. Para conseguirlo es esencial identificar cuáles son los Debe Tener, Debería Tener, Podría Tener, Ojalá Tuviera. Aunque es fácil perder la perspectiva del MoSCoW con nuevas funcionalidades, cambios estéticos, accesorios opcionales, etc. El éxito de tu implantación dependerá de los Debe y Debería Tener. Con el ERP adecuado y un equipo profesional apoyándote, los Podría Tener y Debería Tener, necesitarán menos tiempo del que crees. Dependiendo del Sistema que elijas, los pequeños detalles y estética con sencillos y pueden tener un gran impacto para aquéllos que prestan atención al detalle.

El éxito de tu implantación dependerá de los Debe y Debería Tener. Con el ERP adecuado y un equipo profesional apoyándote, los Podría Tener y Debería Tener, necesitarán menos tiempo del que crees. - ¡Compártelo!

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Diseño Funcional

El primer paso en la implantación del ERP para configurarlo según tus requerimientos es conseguir un diseño fácil de usar, que permita recoger toda la información necesaria y sacar conclusiones. Por eso es fundamental saber cómo estructuramos NetSuite en términos de departamentos, clases, localizaciones, segmentación y categorías. Recoger la información de modo correcto significa que las conclusiones serán más precisas y las decisiones serán informadas. Más aún si puedes reportar en tiempo real con “una única versión de la realidad”.

Para conseguir el mejor diseño, el equipo de implementación necesita asimilar completamente el funcionamiento de la empresa, de la industria y de las funcionalidades del ERP. Es importante durante el proceso de comunicación, pero se convierte en esencial a la hora de diseñar el funcionamiento. Esto puede suponer un aumento de la preocupación en la evolución de los proyectos dada la cantidad de preguntas que surgirán, las “idas y venidas” en la configuración para optimizarla en base a la experiencia adquirida y los diferentes puntos de vista.

Para conseguir el mejor diseño, el equipo de implementación necesita asimilar completamente el funcionamiento de la empresa, de la industria y de las funcionalidades del ERP. - ¡Compártelo!

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Planificación

Hoy día la planificación es fundamental para cualquier trabajo, Proyecto, función o incluso en el día a día, pero de nuevo es algo que se subestima en un Proyecto de implantación ERP. Una buena planificación con una comunicación fluida, hitos claros, responsables y fechas asignadas son clave para conseguir llegar a la fecha de lanzamiento del Sistema.

Test de Validación del Usuario (UAT)

Tras estas fases previas a la implementación del Proyecto, los estándares definidos para el ERP pueden haber cambiado, debido a la mejora de los flujos de trabajo, nuevos requerimientos y la aparición de “agujeros” o puntos negros en los procesos por parte del equipo consultor. En este punto el Super Usuario debe tener un guion con las tareas diarias, semanales, mensuales y anuales de todos los puestos de trabajo, roles y procesos. Es fundamental encontrar y definir situaciones o tareas atípicas que puedan existir, aunque no se den con frecuencia, a fin de evitar errores críticos en el sistema una vez que esté funcionando. Es muy recomendable comenzar a recopilar la información desde el principio del proceso, de modo que todo el personal se involucre, preguntando qué no puede fallar o faltar en el Sistema. Una vez probado con éxito estarás listo para ponerlo en marcha.

Formación

Una de las fases más importantes durante el proceso es la Formación de los Usuarios.  Tus empleados, equipo, todos los usuarios del sistema necesitan aprender cómo obtener el máximo rendimiento del nuevo ERP. Habrá formas de hacer las cosas que serán nuevas, se ahorrará tiempo en algunos procesos y se tendrá más control de otros. La recomendación para una Buena formación es que no solo se les enseñe a no cometer errores, sino conseguir el máximo beneficio de la nueva herramienta, ahorrando tiempo y mejorando la calidad de vida personal y laboral. Por último, aunque no menos importante, conseguir los mejores resultados con un mayor control.

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Gestión del Cambio

Por último, un elemento determinante para el éxito del Proyecto es concienciar al equipo de la necesidad de estar abiertos al cambio, tener la mente en “modo Solución-de-problemas”, una actitud positiva y ser colaborativos. Cambiar de sistema de gestión, o introducir uno, puede suponer un gran problema para personas que son reacias al cambio o temen aprender cosas nuevas. Es difícil conseguir que todos se suban al carro de la innovación, especialmente en los pasos iniciales, cuando todo es puesto en duda y analizado. Hacer que comprendan los beneficios futuros, dialogar sobre los miedos u otros factores que pueden suponer que el personal se resista, debería ser suficiente para que lo acepten y se unan al cambio.

Durante estos años me he enfrentado a diferentes situaciones y puedo decir que una Buena gestión del personal y un análisis adecuado son clave para una implantación de éxito. Si ya has pasado por este proceso me encantaría conocer tu experiencia, si no, puedes compartir tus dudas con nosotros.

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