Entre las características que NetSuite ofrece se incluye la posibilidad de trabajar con múltiples divisas, incluyendo cript omoneda como Bitcoin. Previo a la puesta en marcha de las operaciones es necesario que la empresa tome una serie de decisiones, incluyendo qué aspectos del uso multidivisa necesita en su negocio.
En este documento consideraré las diferentes cuestiones en el seguimiento de diferentes monedas para una empresa que compra o vende bienes o servicios en más de una moneda. Hay otra serie de detalles y características que ofrece NetSuite y recomendamos que una empresa considere todos los aspectos cuidadosamente antes de tomar decisiones e implementar múltiples monedas.
NetSuite también abastece a una empresa que posee filiales que trabajen en diferentes monedas a través de OneWorld. Trataré esta posibilidad en otro post.
Registrar el coste real en moneda extranjera
Cuando una empresa realiza operaciones de compra-venta en moneda extranjera lo normal es que quiera registrar el valor al cambio de su divisa contable o moneda base -Euro para Europa-, pero también puede querer verlo en la moneda de origen de la transacción. Por ejemplo, una compra productos de Corea del Sur puede reflejarse en en Won surcoreanos (KRW) en lugar de Euros.
Estimar valor base (Euros) de las transacciones en moneda extranjera
Después de haber comprado productos en una moneda, puede ser necesario estimar cuánto cuesta en Euros a fin de poder analizar costes, fijar precio de venta y calcular márgenes.
Se consideran estimaciones en esta etapa porque las monedas fluctúan y hasta que la factura del proveedor se pague, el coste real de las mercancías en Euros es aproximado, del mismo modo que hasta que no se recibe un pago de un cliente, el precio real en Euros es una aproximación.
Por ejemplo, en mayo la empresa puede recibir 100.000.000 KRW en bienes del proveedor, pero en realidad no enviará dinero al proveedor hasta julio. La tasa de Euros para KRW probablemente varíe en dos meses, e incluso si no variara, la tasa real pagada por la empresa dependerá de cómo se compren los 100.000.000 KRW -de qué banco, etc., Por tanto, hasta que la factura se pague, la empresa está trabajando en una estimación de cuánto supone el coste de los bienes en Euros.
Estimar el valor en Euros de los saldos en moneda extranjera
Otra razón por la cual una empresa tendría que registrar el coste estimado en Euros de cualquier saldo en circulación es mantener una posición en cualquier momento del estado de la empresa en términos de contabilidad, por ejemplo, coste de bienes en Euros o valor de las cuentas por cobrar en la cuenta de pérdidas y ganancias y en el valor del inventario, saldo bancario o activo fijo en el balance.
Un saldo en circulación podría encontrarse en las cuentas por cobrar o pagar, en espera de pago por un cliente o la empresa a sus proveedores, o podría estar en activos, tal vez una cuenta bancaria en moneda extranjera o un activo fijo comprado en una moneda extranjera.
NetSuite mantendrá un valor en Euros frente a cada transacción pendiente en moneda extranjera. Es recomendable revisar periódicamente el valor de cambio, y especialmente cuando el cierre del período contable esté próximo. Personalmente recomiendo habilitar la característica de Periodos Contables con el fin de utilizar eficazmente las características de la moneda extranjera.
Si los periodos no están cerrados, dicha revalorización afectará a las transacciones en moneda extranjera de los períodos que la empresa considere cerrados, incluso aunque NetSuite considere los períodos abiertos.
Tipos de cambio comunes en el negocio o variante según la transacción
NetSuite permite el uso de un tipo de cambio en todas las transacciones o introducir una tasa para transacciones individuales (o seleccionadas).
Cuando se introduce una nueva transacción, existe la posibilidad de utilizar una tarifa «estándar» o de introducir una tarifa determinada. Cuando se lleva a cabo el proceso para actualizar el tipo de cambio (véase más arriba), la empresa puede decidir qué transacciones desea recalcular, si individuales o por tipo de transacción.
Por ejemplo, una empresa puede decidir utilizar una tasa diferente para las compras que para todos los demás saldos. En tales circunstancias, al cargar una nueva compra, la empresa introduciría manualmente la tarifa. Entonces, al recalcular el tipo de cambio de la moneda extranjera (posiblemente al final del período) seleccionarían otros tipos de cuentas distintas de las cuentas por pagar. Opcionalmente, la compañía podría actualizar manualmente las transacciones de cuentas por pagar a tipos de cambio comunes antes del cierre del período.
El uso de un tipo de cambio en todas las transacciones significa que el tipo más reciente se utiliza al cargar transacciones y al volver a valorarlas, la opción “Todos los tipos de cuentas” es seleccionada.
Actualización automática o manual de tipos de cambio comunes
NetSuite ofrece la opción de una actualización automática de tipos de cambio, actualización manual o actualización mediante la importación de un archivo de cambio de moneda
La actualización automática está disponible a través de una selección de proveedores:
- Xignite, que es el proveedor de tarifas por defecto, y Thomson Reuters. Xignite obtiene sus datos de MorningStar y proporciona los últimos tipos de cambio de oferta y demanda, así como el punto medio calculado de estas dos cotizaciones, que NetSuite utiliza.
- Thomson Reuters ha recibido premios de Waters Ranking en 2013 por Best Reference Data Provider y Best Low-Latency Data Feed Provider. Este proveedor de tarifas ofrece los tipos actuales del mercado en tiempo real.
La actualización manual está disponible cuando se toma una decisión (tal vez diaria o semanal) para actualizar el tipo de cambio registrado o cuando se introduce una transacción con un tipo de cambio introducido manualmente. En ese momento NetSuite permite la actualización del tipo de cambio común mediante la actualización del registro de moneda.
Múltiples monedas
No existe restricción en el número de monedas que soporta NetSuite y de hecho NetSuite permite el uso de más de una moneda para cualquier cliente o proveedor, incluyendo criptomoneda como Bitcoin.
Fluctuaciones en los tipos de cambio
NetSuite calcula automáticamente las ganancias y pérdidas realizadas y no realizadas.
| Cuenta | Fuente |
| Ganancia/Pérdida Realizada | Ganancias y pérdidas realizadas resultantes de la aplicación de pago. |
| Ganancia/Pérdida No Realizada | Ganancias y pérdidas no realizadas resultantes de la revaluación del saldo al cierre del ejercicio. |
| Ganancia/Pérdida igual no realizada | Ganancias y pérdidas iguales no realizadas de los compromisos de ingresos y fondos depositados. |
Este tipo de ganancia o pérdida se inicia internamente durante ciertas transacciones en moneda extranjera, como cuando el pago de un cliente se deposita en el banco. NetSuite crea una ganancia o pérdida como parte del depósito bancario, independientemente de las fechas del pago del cliente y del depósito bancario.
