Evaluación y Compra de un Sistema ERP – Por Qué Comprar y Qué Valorar

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Para desarrollarse, crecer y superar a sus competidores, las empresas necesitan datos precisos, consistentes y en tiempo real. Para ello necesitan tener una fuente de datos interrelacionados y susceptibles de ser procesados, y la clave está en el uso de un sistema ERP. Pero ¿Cómo evaluar un ERP y por qué debería disponer de uno?

Razones para Comprar un Sistema ERP

 

1. Funcionalidad transversal para toda la empresa

Un software ERP gestiona gran parte de los procesos y funciones de la empresa. No es solo una solución financiera o contable, hace mucho más. Es una base de datos compartida, que puede usar ventas, recursos humanos, marketing, almacén y para la cadena de suministro. Si su Sistema contable y el stock de almacén no están conectados, sus procesos pueden estar desalineados o ser ineficientes.

2. Datos Centralizados

Tener una única fuente de datos precisos hace más fácil a las empresas tomar decisiones -y hacerlo más rápido. No es fácil para una empresa depender de una Contabilidad en hojas de cálculo, o una que no permite tener los datos actualizados. Las empresas que buscan maximizar las oportunidades, ventas y beneficios necesitan contra con la información más precisa para actuar en consecuencia. Hoy más que nunca necesitamos visibilidad en tiempo real y de datos precisos dada la situación política y económica que estamos sufriendo. Por no mencionar la situación internacional. Importante escasez de materias primas, huelga de transportes, incremento de los costes de producción por el coste de la luz y el gas y otras huelgas a la vista. Todo ello ha llevado a tener que revisar los costes generales y de producción, llegando algunos a tener que parar. El incremento de precios, descenso de las ventas y presión de la competencia para poder servir a una menor base de clientes al mejor precio y en el menor tiempo posible hacen que la empresa más preparada sea la que más probabilidades de éxito tenga. 

3. Ahorro de Tiempo

Un ERP incrementa la productividad al automatizar muchos de los procesos empresariales, lo que significa menos trabajo manual. A su vez, libera a los empleados que tendrán más tiempo para analizar los datos y responder a los clientes de forma más eficiente.

4. Ahorro de Costes

Ahorrar tiempo lleva a ahorrar costes. Además, cuando se utiliza un único sistema para gestionar el negocio, se eliminan los costes inherentes al uso de diferentes tecnologías -licencias, mantenimiento, actualizaciones, etc.-. Y si el ERP está en la nube -como NetSuite- se eliminan los costes a asociados a infraestructura y mantenimiento de equipos IT internos.

5. Aumento de las Oportunidades de Ingresos

Invertir en un sistema ERP puede mejorar los ingresos de varias formas. Primero, tener información precisa del inventario significa que se puede cumplir con la demanda, que a su vez mejora la satisfacción del cliente, la fidelización y la retención. Además, un software ERP le permitirá identificar qué productos son más rentables, pudiendo mejorar el flujo de caja y la previsión de la demanda.

6. Mejora de la Eficiencia Empresarial

Su negocio será más eficiente con un ERP, ya que promueve la colaboración entre departamentos, automatiza y mejora los procesos, con Inteligencia Empresarial de toda la organización en tiempo real. Todo ello ayuda a la toma de decisiones informadas -tanto a nivel estratégico como táctico. No hay necesidad de extraer datos, construir escenarios en hojas de cálculo cada vez que se plantea una nueva estrategia o táctica. Las empresas pueden decidir rápidamente qué productos vender, en qué mercados y a qué precio.

Factores a Evaluar en un Sistema ERP

 

Invertir en un nuevo sistema requiere un proceso de evaluación. Incluyendo contemplar escenarios de uso, analizar el ROI esperado e inevitablemente un cierto grado de análisis y validación interno.
La mayoría de los sistemas ERP ofrecen funcionalidad para Contabilidad, Finanzas, planificación, compras, cadena de suministro, CRM, control de la producción, gestión de pedidos y cumplimentación de órdenes. Otros pueden incluir capacidades de eCommerce, servicios profesionales, marketing y gestión de recursos humanos. La analítica y BI varia -algunos sistemas ofrecen paneles de control e informes personalizables.
Con tantas características que comparar y diferentes puntos Fuertes y débiles de los sistemas ofertados, decidir qué software puede ser el apropiado puede ser difícil. A continuación, enumeramos una serie de consideraciones que debe tener en cuenta en el proceso de selección.

1. Definir el Marco del Proyecto

El primer paso requiere decidir quién estará involucrado, los objetivos a alcanzar y los plazos. Fijar objetivos específicos es vital para asegurar una implementación de éxito.

2. Delimitar los Requerimientos

Defina qué funcionalidades quiere incorporar en el sistema. Puede empezar con una definición de alto nivel e ir detallando a medida que avanza. Algunas empresas preparan un documento de solicitud de información que envían a los proveedores de software para cumplimentar y ayudarles a realizar el tender, al dar una visión resumida de qué funcionalidades de las requeridas incluye el software.

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3. Evaluar Potenciales Proveedores

Además del software es importante evaluar a los proveedores. Debe considerar los costes de implementación y personalización, así como el nivel de servicio, soporte técnico y formación. Es importante verificar las referencias, testimoniales y casos de éxito para asegurarse de que está eligiendo el proveedor más adecuado.

4. Deliberar

En esta fase evaluará la información recibida de los proveedores y la comparará con sus necesidades. Debe considerar los tiempo de implementación; la proximidad de la solución o personalización para cumplir sus requerimientos; conocimiento de la industria por parte del proveedor o si tiene experiencia trabajando con empresas similares en la industria; quién gestionará el proyecto por parte de la empresa y del proveedor y cómo trabajarán juntos como equipo; estrategia de migración de datos de su sistema actual al nuevo; flexibilidad de la plataforma; actualizaciones y mantenimiento necesario y cuán fácil es llevarlo a cabo; y finalmente el coste de las licencias o suscripción, implementación, formación y mantenimiento.

5. Construir y Evaluar el Escenario

Además de las consideraciones anteriores es importante que analice cómo el nuevo sistema beneficiará a su empresa. Puede llevar a cabo un análisis de costo-beneficio y proyecciones de retorno de la inversión para ayudarle. Cuando sopese el valor que el nuevo sistema proporcionará a su empresa frente al coste y riesgo, debe estar Seguro de que el balance es positive. Puede evaluar el ERP examinando su idoneidad y rapidez para resolver los problemas identificados. Es posible que vea un retorno inmediato por la rapidez para llevar a cabo los cierres de mes, por ejemplo. Pero otros beneficios, como puede ser la mejora en la productividad solo se verán a más largo plazo, debido a que es difícil apreciarlos hasta que todos los usuarios estén formados y usando el sistema.

Conclusión

Un sistema ERP es un componente vital del éxito de un negocio, al proporcionar la mejor base para la toma de decisiones empresariales críticas y reaccionar ágilmente, aprovechando las oportunidades que brinda la situación del mercado.

Déjenos ayudarle en el proceso. Contacte con nosotros para cualquier consulta o para solicitar un presupuesto personalizado. Reserve su cita o contáctenos sin compromiso.

 

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