Lista de Comprobación. Metodología y Pasos de la Implantación ERP

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Metodología y Pasos de la Implementación ERP. Lista de Comprobación

Asegurar el éxito de la implementación de un proyecto ERP es el primer paso del proceso. Rara vez existe una implementación de ERP «perfecta», pero una planificación cuidadosa y la comprensión de los pasos de una implementación aumentan las posibilidades de éxito, evitando desviaciones del presupuesto y ajustándose al calendario acordado.

Los usuarios involucrados en la implementación de una solución ERP deben compartir el objetivo empresarial y trabajar junto al proveedor en cada fase de implementación, con tareas asignadas y listas de comprobación. La carga de trabajo puede parecer intimidante, pero las listas de comprobación pueden facilitar la tarea y ayudar a cumplir los plazos.

¿Cuáles son los pasos en la implementación de un ERP?

Hay dos tipos principales de software ERP: basado en la nube o alojado en servidores locales. Las soluciones ERP basadas en la nube tienen un costo inicial más bajo porque las organizaciones no necesitan instalar hardware para usarlas. Los usuarios acceden al ERP en la nube a través de Internet y, generalmente, estas soluciones se brindan mediante suscripción, un enfoque conocido como Software-as-a-Service (SaaS) -como Netflix o Spotify, se paga el derecho de uso y se accede desde cualquier dispositivo-. Las implementaciones de ERP en la nube también tienden a ser más rápidas y fáciles que las implementaciones locales, y por tanto tienen un menor coste al dedicar menos tiempo de consultoría. El ERP en la nube, también se actualiza automáticamente a nuevas versiones sin coste adicional.

Ninguna implementación de ERP es igual, sin embargo, siguen estrategias y fases similares de modo que las empresas puedan avanzar en el uso de la nueva solución. Se siguen unos pasos para garantizar el éxito de la transición, desde la compra de la solución al uso como herramienta de valor empresarial.

Los pasos en una implementación de ERP se agrupan en fases: involucrar, impulsar, habilitar y convertir. Por supuesto, los desafíos específicos, etapas y lista de comprobación de su implementación variarán según la plataforma ERP que elija, pero es útil pensar que los pasos se incluyen en estas fases.

Involucrar

Involucrar a los equipos es el primer paso en una estrategia de implementación. Aquí es donde se definen los equipos que participarán en el proyecto de ERP: gestores, ingenieros de sistemas y gerencia. Se marca una fecha de inicio del proyecto, donde se revisa y confirma el plan, incluyendo:

  • Objetivos
  • Supuestos y restricciones
  • Criterios de éxito
  • Gantt
  • Participantes
  • Solución – Alcance
  • Gestión del proyecto – Metodología, Roles y Responsabilidades, Equipos, Calendario, Riesgos, Plan de Comunicación

Impulsar

Esta etapa consiste en planificar el despliegue de la solución ERP. Es posible que se requieran personalizaciones y puede que algunas tengan que desarrollarse: el 70% de los encuestados solicita una personalización de ERP parcial o significativa. También es el momento de planificar el aprovisionamiento de aplicaciones o licencias basadas en la nube y desarrollar un plan de formación.

Habilitar

Los objetivos en esta etapa giran en torno a la preparación de la puesta en marcha, la migración de datos críticos y la puesta en marcha de los planes desarrollados en la etapa anterior: formación, instalación y prueba de la solución.

Convertir

El paso final en la implementación de un ERP es básicamente “activar el interruptor”. Se completan las migraciones de datos finales antes de la fecha de lanzamiento y transfieren la gestión de los sistemas al cliente.

¿Cuáles son los Elementos de un Buen Plan de Implementación?

Cualquier plan de implementación de ERP eficiente requiere una hoja de ruta, que a menudo se presenta en forma de una lista de comprobación de tareas para ayudar a mantener el plan del proyecto en marcha. Desde las actividades previas a la implementación, incluyendo la definición de requerimientos, hasta las fases finales de implementación, como el mantenimiento y el soporte.

Tanto el cliente como el proveedor deben trabajar con los elementos de la lista de comprobación para garantizar que la implementación de ERP funcione sin problemas y que se integre en la organización de manera eficiente.

Lista de Comprobación ERP

Investigación

  • Una vez adquirido, llegar a un compromiso entre el proveedor y la empresa para empezar con las actividades.
  • Definir el equipo responsable del proyecto.
  • Documentar y examinar el estado actual de los procesos empresariales para identificar problemas y esfuerzos innecesarios.
  • Agendar las reuniones, tanto de inicio como reuniones periódicas de control del proyecto.
  • Iniciar el desarrollo del plan fijando metas y objetivos específicos para la implementación del ERP.

Requerimientos

  • Cerrar el plan con el equipo del proyecto ERP.
  • Aprobar el plan por parte del equipo y la dirección.
  • Definir la estrategia de migración de datos para garantizar que los datos estén limpios y se puedan utilizar para la nueva solución ERP.
  • Definir la estrategia  de backup de datos y continuidad empresarial.
  • Definir la estrategia de formación para habilitar a los usuarios.

Instalación

  • Iniciar la instalación de la solución ERP de acuerdo a los empresariales definidos en la planificación.
  • Iniciar la migración de datos estáticos preliminares.
  • Si fuera necesario, preparar el hardware y la infraestructura de alojamiento y planifique los flujos de datos entre departamentos.
  • Finalizar la instalación del software y personalizaciones.

Migración

  • Revise la precisión de los datos que se migran, asegúrese de que los datos estén actualizados y limpios, sin duplicados ni errores.
  • Mapear de datos para poder probar los flujos de información entre departamentos, realizar las pruebas del sistema y tareas definidas para la puesta en marcha.

Pruebas

  • Realizar pruebas de todas las interfaces de datos de usuario para proporcionar una comprensión clara de los procesos.
  • Verifique los procesos empresariales para garantizar que todas las funciones y accesos de usuario se ejecutan como estaba definido en el plan.
  • Solución de errores imprevistos aparecidos durante la prueba de la solución y la infraestructura.

Formación

  • Llevar a cabo la formación del usuario final en base a los planes de formación definidos.
  • Traspaso de conocimiento al cliente después de la formación para asegurar la correcta adopción.

Arranque

  • Preparación del go-live con un ultimo recorrido de los procesos en el nuevo sistema  .
  • Configuración de components adicionales y reunion de transición para la puesta en marcha.
  • Transpaso del control del Sistema al cliente.
  • Formación/asistencia tras el arranque para asegurar la adopción total del Sistema por parte de los usuarios.
  • Reunión de cierre del Proyecto y traspaso al equipo de soporte.

Soporte

  • Traspaso a soporte.
  • Mantenimiento y soporte contínuo a usuarios.
  • Evaluación del proyecto a través de la mejora en los KPI.

¿Cuánto Tiempo Tarda la Implementación de un ERP?

Las implementaciones de ERP son proyectos importantes que necesitan tiempo y recursos para garantizar que la nueva plataforma genere éxito. Dependiendo del tipo o la complejidad de la solución, no hay un plazo establecido. Debido a que un sistema ERP no es único para todos, los plazos de implementación pueden llevar desde 30 días hasta más de un año para completarse.

En una encuesta sobre implementación de ERPs, las empresas de tamaño medio tuvieron las implementaciones más rápidas, con una media de 6,6 meses, mientras que las muy grandes fueron las que más tardaron, con una media de 12,4 meses. Es posible reducir los tiempos y hacer la implementación más fluida centrándose en elementos organizativos internos como conseguir el apoyo de los gestores, buenos programas de gestión del cambio y diligencia debida. Las empresas que sobrepasaron el calendario previsto mencionaron la ampliación del alcance del proyecto como el motivo principal.

Otro factor determinante de la duración del proyecto es el alcance. Si se trata de una solución ERP en servidores propios o una solución basada en la nube. Las implementaciones locales tienden a llevar más tiempo, ya que deberá adquirir el espacio y el hardware adecuados para la infraestructura de IT y asignar un equipo para administrarlos. En las soluciones en la nube, es el proveedor el que se encarga del alojamiento y seguridad, por lo que se ahorra ese tiempo de preparación previo. En NoBlue, brindamos soluciones que se adaptan a las necesidades de nuestros clientes. Nos especializamos en comercializar, personalizar y dar servicio al software de NetSuite para proporcionarle una solución empresarial a medida. Somos una consultora NetSuite certificada de 5 Estrellas, con un equipo interno de consultores y desarrolladores certificados de NetSuite que han estado trabajando con el software durante más de una década.

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