La implementación de un nuevo software ERP impacta en el negocio de forma positiva, transformando la empresa, liberando al personal de la gestión manual y proporcionando valiosa información sobre el rendimiento.
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La implementación de un nuevo software ERP impacta en el negocio de forma positiva, transformando la empresa, liberando al personal de la gestión manual y proporcionando valiosa información sobre el rendimiento.

Sin embargo, de forma recurrente aparecen informaciones indicando que el 50% de las implementaciones de ERP fallan. Naturalmente desea que su empresa esté en el otro 50% de éxito.  No es difícil, pero tampoco puede esperar comprar las licencias y que el software ERP funcione por arte de magia. Es imprescindible invertir en el proceso de planificación e implementación para garantizar el éxito del proyecto.

A continuación, detallamos cómo se puede aprovechar al máximo el nuevo software ERP, tanto si está en proceso de selección, pensando en una inversión futura o en la etapa de planificación.

Evalúe con Atención las Opciones

Es fundamental llevar a cabo un análisis previo de las opciones disponibles, ya que elegir el software ERP adecuado será clave. Puede parecer difícil, pero si tiene claro el objetivo, los procesos y los ladrones de tiempo en su empresa, este primer paso será más sencillo. Una elección adecuada puede ser su mayor activo.

Es necesario afrontar la selección con una investigación exhaustiva para garantizar que el software elegido tiene las capacidades y funcionalidad que necesita su empresa, y, además, que sea capaz de integrarse con otros sistemas de los que no quiere prescindir o tiene planificados a futuro.

Tres recomendaciones fundamentales. Cuando lleve a cabo la evaluación de los distintos ERP disponibles, es importante considerar un sistema en la nube, de modo que su personal pueda trabajar de forma segura en remoto. Escoja un ERP probado y escalable, que pueda crecer con su empresa, tanto en tamaño como en funcionalidad, procesos y áreas de negocio, no sólo actuales, sino las que tiene planificadas a futuro. Y, por último, pero no menos importante, seleccione una empresa capaz no sólo de implantar el ERP estándar, sino adaptarlo a sus necesidades específicas.

Requerimientos, Diseño y Planificación

Para garantizar que el Sistema cumple con todos sus requisitos, debe involucrar en el proceso al personal adecuado. A menudo el ERP se usará por todos los departamentos de la empresa, por lo que debe asegurarse de que los responsables de procesos tienen la oportunidad de dar sus pautas y detallar necesidades para evaluar el diseño del detalle y la funcionalidad que necesitan del ERP para facilitar su trabajo.

Considere volver a lo básico. Trabajar con una consultoría con experiencia y personal interno cualificado para evaluar y revisar sus procesos comerciales puede ayudar. Es frecuente que las empresas crezcan y mantengan los mismos procesos que tenían desde el inicio. Muchas veces no es el camino óptimo y pueden ajustarse y mejorar. El riesgo es que continúan usando flujos de trabajo deficientes, u obsoletos simplemente porque se adaptan al funcionamiento de su software existente. Pero no debemos perder el foco. Es el ERP el que debe trabajar para la empresa y no al revés.

Configuración e Implementación

Es importante que la implementación del ERP sea lo menos disruptiva posible. Para ello es importante tener en cuenta los desafíos que supondrá, tales como la migración de datos, control de calidad, gestión del cambio y gestión del proyecto para evitar desviaciones de tiempo y presupuesto.

Los imprevistos pueden hacer descarrilar cualquier proyecto de ERP, por lo que una correcta planificación es vital para su éxito. Uno de los problemas más habituales es subestimar el tiempo que el equipo necesitará dedicar al proyecto. Su consultoría de software debería incluir en su propuesta el esfuerzo y dedicación que requerirá de los miembros de la empresa, incluyendo la división de tareas y responsabilidades de cada uno, y calculando un margen de contingencia.

Formación

Aunque haya finalizado la implantación del nuevo ERP, aún existen oportunidades para maximizar su uso. La formación del usuario es esencial, no sólo para asegurar la gestión del cambio y una correcta adopción del sistema, sino para asegurarse de que conocen las prácticas óptimas y las excepciones y personalizaciones que la empresa ha llevado a cabo para una gestión más eficaz.

Asegúrese de que su proveedor de servicios tenga personal capacitado y que ofrezca formación en el sistema. Que su equipo se sienta cómodo usando el ERP acelerará el proceso de adopción, de modo que obtenga un retorno de la inversión más rápido, y pueda apreciar el incremento en la productividad.

Soporte

Frecuentemente ocurre que, una vez finalizado el proyecto de implantación del ERP, la empresa de servicios finaliza la relación o en el mejor de los casos, pasa el cliente a soporte, perdiendo la trazabilidad del trabajo realizado. Hacer un buen traspaso de conocimientos, así como asignar los recursos de soporte técnico mejor cualificados para el seguimiento, garantizará que su empresa continúe sacando el máximo rendimiento de su nuevo software, rentabilizando más si cabe la inversión realizada.

Es posible que una vez que los usuarios hayan hecho el rodaje y estén a pleno rendimiento detecten carencias o necesidades adicionales no previstas inicialmente. Si las mejoras son aprobadas y el cliente desea implementarles, el servicio de soporte adecuado será fundamental.

Los software ERP como NetSuite se actualizan periódicamente de forma automática, lo que significa que el mantenimiento es continuo, todos los clientes están trabajando en la última versión y por tanto al nivel más alto de funcionalidad. Las actualizaciones incluyen algunas veces nuevas funciones, pero es posible que su empresa requiera alguna configuración o desarrollo adicional para adaptar esta nueva funcionalidad específicamente a su negocio.

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