Cómo Hacer un Proceso de Selección y Evaluación de un ERP: Solicitar Propuestas de Proveedores

Evaluación proveedores ERP
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Preparar las bases para un proceso de selección y evaluación de ERP (tender) ayuda a las empresas a seleccionar el proveedor adecuado para su proyecto ERP. Es un proceso fundamental para organizar todos los detalles necesarios en un solo documento. Los potenciales proveedores reciben la lista de requisitos definida y con su respuesta aceptan entrar en la selección.

¿Qué es un tender en el proceso de evaluación de ERP?

Un tender es un proceso de selección de potenciales proveedores. Un buen tender incluye un documento de evaluación del proceso de selección a fin de escoger proveedor de ERP. Y un segundo documento detallando todos los requerimientos de la empresa respecto al programa que va a evaluarse. Ambos documentos ordenados y documentados
Un buen documento de requisitos para un tender proporciona la información necesaria para identificar el proveedor adecuado. Crear el documento de evaluación de forma incorrecta puede llevar a recibir propuestas de proveedores no cualificados

Lo más habitual es que la empresa elabore una plantilla que le permita evaluar la idoneidad del proveedor, así como monitorizar las ofertas, analizar las respuestas y evaluar los software ERP propuestos.

Elementos del documento de evaluación para el tender

Para crear una solicitud de propuesta que no sólo obtenga una respuesta, sino que atraiga al mejor proveedor para su proyecto, es necesario incluir algunos elementos. No todas las empresas utilizan el mismo formato para las solicitudes de propuestas, pero cualquier plantilla debe incluir al menos los siguientes siete elementos

Contexto

Un documento de solicitud de propuesta no sirve para nada a no ser que la información precisa se proporcione desde el inicio. El contexto y antecedentes de un proyecto establecen el marco para que los potenciales proveedores del proyecto ERP comprendan quién es usted y qué necesita.
En esta fase inicial, la solicitud de propuestas debe incluir el nombre completo de la empresa, su propietario, su historia y los productos o servicios que ofrece. A continuación, explicará un poco el sector, el nombre del proyecto y el motivo por el que están realizando la solicitud de propuestas.
La sección de antecedentes también consiste en la misión de la empresa y la visión general del proyecto en cuestión.

Objetivos

En la sección de fijación de objetivos, la empresa profundiza en el proyecto y en lo que espera conseguir con él. También describen lo que creen que debe ser el proveedor ideal.
La empresa espera que los proveedores lean esta sección y determinen si son los más adecuados para el proyecto en función de su capacidad para alcanzar los objetivos descritos en la solicitud.

Alcance del proyecto

En esta sección se detallan los resultados específicos y las expectativas sobre el proveedor. Mientras que la sección de objetivos describe lo que la empresa quiere conseguir, el alcance del proyecto describe lo que el proveedor tiene que conseguir.

A veces, esta sección puede incluir planos, esquemas, diseño funcional, flujos de trabajo específicos para que el receptor pueda entender el tamaño y el alcance del proyecto.

Calendario

El calendario de un proyecto ERP es esencial a la hora de solicitar propuestas. Este elemento ayuda a los posibles proveedores a tener en cuenta sus limitaciones de tiempo y determinar si pueden entrar al tender.
El cronograma del proyecto debe tener en cuenta el alcance del proyecto e incluir información detallada sobre las áreas involucradas y plazos -cuáles son flexibles y cuáles inamovibles-. Es habitual incluir en esta sección el plazo de respuesta y selección del proveedor adecuado

Indicadores del Éxito del Proyecto

Para encontrar al proveedor adecuado, hay que saber qué se considerará como un proyecto de éxito. Esto significa que las métricas de éxito deben estar bien definidas en la solicitud de propuestas. Proporcionar estas métricas de éxito y los indicadores clave de rendimiento (KPI) ayuda a los posibles proveedores a entender lo que la empresa espera conseguir.

Potenciales bloqueos

Es importante indicar a los potenciales proveedores si prevé algún problema que puedan encontrar durante el proyecto o servicio. Es conveniente indicar, por ejemplo, si existe la posibilidad de que tenga que suspender el proyecto porque los recursos sean limitados o cualquier otro posible obstáculo.
Incluir esta información ayuda a los vendedores a saber exactamente en qué se están metiendo. Cuantos más detalles y honestidad se proporcionen, mejores respuestas recibirás.

Presupuesto

Encontrar al proveedor idóneo tiene un precio. Proporcionar información sobre el presupuesto disponible ayuda a los potenciales proveedores a determinar si son los adecuados para el proyecto. Esta transparencia también ahorra tiempo, ya que solo aceptarán ofertar los proveedores que pueden prestar los servicios necesarios por el precio adecuado.

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Cómo escribir una solicitud de propuesta en 10 pasos

Una vez que comprenda todo lo que conlleva una solicitud de propuestas, estará listo para comenzar su primer borrador. Los pasos que se indican a continuación describen cómo elaborar una solicitud de propuestas desde el principio.

1. Identificar necesidades

Un proceso de solicitud de propuestas de éxito comienza mucho antes de redactar el borrador de la solicitud. La empresa solicitante debe reunir los detalles necesarios y preparar mucha información por adelantado para elaborar la solicitud.

Esta preparación incluye definir los objetivos del proyecto, el presupuesto, el calendario y cualquier otra restricción o preferencia. Todos los responsables de la toma de decisiones y las partes interesadas deben involucrarse y validar los requerimientos para que la información incluida en la solicitud sea precisa. De este modo todos estarán alineados y sentirán el proyecto como suyo desde el primer momento, facilitando que actúen como embajadores del proyecto ante el resto de los empleados.

2. Proporcionar información de la situación y entorno actual

Es esencial dar a los posibles proveedores información para que conozcan la historia de la empresa, el entorno y situación actual. La información de fondo puede incluir cualquier proyecto anterior relevante. También es importante indicar por qué la empresa ha decidido afrontar ahora un proyecto ERP, qué métricas determinarán el éxito esperado y cualquier otro punto que pueda ser interesante o importante que conozca el proveedor.
No proporcionar suficientes antecedentes puede llevar a confusión a los proveedores ERP respecto a los objetivos de la empresa, y consecuentemente a una mala comunicación en el futuro.

3. Proporcionar una visión general del proyecto

Este apartado debe describir el panorama general. ¿Cuáles son los puntos débiles? ¿Qué hitos se pretenden alcanzar? ¿Qué aspecto tiene el calendario? Esto dará a los proveedores de software ERP una idea general de lo que la empresa busca y por qué.

4. Especificar los objetivos del proyecto

Una vez redactada la descripción general, será necesario incluir más detalles sobre el alcance del proyecto y los servicios exactos que pueden ser necesarios en todo momento. En este apartado de la solicitud de propuestas, cuanta más información se proporcione, mejor.
Sea lo más específico posible con los objetivos y necesidades del proyecto. Esto ayudará a los proveedores a determinar su idoneidad para el servicio.
Supongamos por ejemplo que en la descripción general se menciona que está previsto que el proyecto se realice por fases de 3 meses cada una, abordando procesos de determinados departamentos en cada una. En este apartado lo ideal es que se especifiquen los detalles o hitos de lo que se espera en cada fase y el orden en que se desplegará la herramienta en los diferentes departamentos.

5. Defina un presupuesto

Proporcionar información amplia y honesta sobre el presupuesto sirve de filtro para recibir sólo aquellas ofertas que se pueden ajustar. Sólo los proveedores de software ERP adecuados para el proyecto y/o las consultorías de implementación que puedan cumplir con el presupuesto presentarán ofertas. No es lo mismo un presupuesto de 50€/usuario que destinar una partida de 20.000€ en licencias + gastos de implementación.

Si se desconoce el presupuesto o si la empresa tiene cierta flexibilidad dependiendo de lo que la oferta incluya, hágaselo saber al proveedor.

6. Indique potenciales preocupaciones

Tan importante como describir lo que espera conseguir, es mencionar cualquier problema potencial que pueda prever.
Por supuesto no todo puede predecirse. Pero si hay obstáculos o preocupaciones que conoce de antemano, es conveniente mencionarlos. De ese modo el proveedor puede anticiparse e incluso proponer soluciones. No hacerlo puede provocar bloqueos más importantes durante el proyecto y potencialmente no cumplir con el calendario o presupuesto previsto.

7. Determine la información que necesita el potencial proveedor de ERP

Si tiene algún requerimiento específico para los proveedores, asegúrese de añadirlo. Parte de esa información puede incluir la solicitud del portfolio de clientes, casos de éxito y referencias de clientes anteriores. Puede ser útil también solicitar un plan de alto nivel para ver cómo afronta la implementación del proyecto cada proveedor.
Es fundamental que explique con precisión cómo le gustaría recibir las respuestas a la solicitud. Incluyendo dónde quiere que se envíen, qué formato deben utilizar los proveedores y la fechade entrega.

8. Incluya la información de contacto

Un documento de solicitud de propuestas no será útil si los proveedores no responden. Incluya toda la información de contacto, como correos electrónicos y números de teléfono, para que los potenciales proveedores puedan contactar con las personas adecuadas si tienen alguna pregunta o duda sobre la solicitud.
El contacto ideal es el project manager o una persona encargada de supervisor el proyecto.

9. Proporcione los criterios de evaluación de ERP

Es posible que muchas empresas no se planteen incluir los criterios de evaluación en su solicitud de propuestas. Esto se debe probablemente a que es la parte más difícil de acordar para un equipo.
¿Busca proveedores que tengan certificaciones específicas? ¿Espera encontrar proveedores de servicios que puedan realizar varias tareas complejas? ¿Valora la experiencia en el sector? ¿El tamaño del proveedor?
Indicar a los proveedores exactamente cómo piensa elegir la opción adecuada les da más información sobre si pueden cumplir esos criterios y proporcionar los datos necesarios para su verificación. De este modo, podrá afinar las propuestas que reciba.
Estos son algunos criterios de evaluación que puede incluir:
• Precio
• Experiencia
• Referencias y reputación
• Certificaciones
• Enfoque del proyecto

10. Pregunte

Puede ser beneficioso incluir en la solicitud de propuestas las dudas o preguntas que tenga sobre el proyecto ERP. ¿Cuánto estiman los proveedores que costará realmente el proyecto? ¿Quiere saber si puede cumplirse con el alcance deseado en un tiempo inferior? ¿Cree el proveedor que puede alargarse? No deje ninguna pregunta por hacer. Le ayudará a encontrar al proveedor perfecto que tenga todas las respuestas que necesita y despejará la incertidumbre.

¿Debería crear una solicitud de propuesta para mi proyecto ERP?
Es posible que después de leer la información anterior aún se pregunte si invertir esfuerzos en redactor una solicitud de propuestas merece la pena.
No todos los proyectos justifican una solicitud de propuestas, pero algunos pueden necesitar que se envíen solicitudes para tener éxito. Se trata de proyectos complejos, donde la inversión prevista y los beneficios que se pueden obtener suponen un impacto para la empresa. Proyectos que además requieren un determinado conjunto de habilidades para su realización, como es el caso de la implementación de un ERP. El proceso ayuda a reducir y comparar los proveedores de forma objetiva.

Ventajas de elaborar una solicitud de propuestas a los potenciales proveedores ERP

La planificación metódica del proceso de solicitud de propuestas tiene muchas ventajas. Una solicitud de propuestas bien hecha no sólo le ayuda a encontrar el proveedor perfecto, sino que mejora la forma en que se realiza todo el proyecto. Incluso es un buen ejercicio de análisis interno para identificar áreas de mejora que no se habían detectado.

Amplía las opciones. Una solicitud de propuestas transmite una imagen de empresa seria, con procesos definidos e ideas claras, lo que atraerá a proveedores de características similares.

Fomenta una competencia sana. Al responder a una solicitud de propuestas, los proveedores pueden estar más dispuestos a mejorar la oferta para superar a la competencia. Esto puede dar lugar a mejores presupuestos o a plazos de entrega más rápidos.

Mantiene la documentación organizada. Una solicitud de propuestas obliga a las empresas a organizar los detalles de su proyecto y a mantener toda la documentación en un solo lugar. El envío de solicitudes de propuestas y la recepción de respuestas exhaustivas pueden ayudar a acelerar el proceso y disminuir las posibilidades de error humano.

Ahorra tiempo. Las empresas dedican mucho tiempo a buscar el proveedor ERP adecuado. El proceso de solicitud de propuestas permite optimizar el proceso. Si se hace correctamente, será posible filtrar una lista corta cualificada, incluyendo sólo los proveedores que cumplen con los requisitos deseados y capaces de hacer llevar a cabo el proyecto en tiempo y forma.

Proporciona información por adelantado. Una solicitud de propuestas plantea las preguntas difíciles desde el principio. Reduciendo la incertidumbre tanto para los potenciales proveedores como para la empresa.

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Retos en la preparación de una solicitud de proveedor ERP

Aunque preparar un documento de solicitud de propuestas tiene múltiples ventajas, también supone retos que la empresa debe afrontar.

Un error en la definición del documento o falta de definición en cómo presentarlo puede descalificar a buenos candidatos. Si el proceso de respuesta es especialmente complejo o está mal explicado, puede hacer que los proveedores envíen sus propuestas de forma incorrecta. Los errores en la definición de requisitos pueden descartar automáticamente a proveedores que interpreten que no cumplen con los requisitos.

Recibir muchas respuestas puede resultar abrumador. Las solicitudes de propuestas atraen ofertantes, lo cual es estupendo, pero puede ser difícil de procesar. Cuantas más respuestas, más tedioso puede resultar elegir al mejor proveedor.

Limita la comunicación. Dado que las respuestas están limitadas a lo que incluye el documento, algunos proveedores pueden considerar que les impide proporcionar información útil que no está recogida en el documento.

Prácticas recomendadas

Hay algunas prácticas que las empresas deben tener en cuenta a la hora de crear y distribuir su solicitud de propuestas. Éstas les ayudarán a priorizar los elementos adecuados y a empezar el proceso de solicitud. En este caso no aplica el concepto «demasiada información».

Cuando se trata de solicitudes de propuestas, cuanta más información se proporcione por adelantado, mejor. Disuadirá a los proveedores que no creen que puedan prestar el servicio que la empresa necesita, mientras que aquéllos aptos para el trabajo estarán aún más interesados porque saben que pueden proporcionar el servicio que busca.

1. Seleccione el equipo perfecto

Para elaborar la lista correcta de requisitos de su proyecto ERP, asegúrese de contar con las personas adecuadas. Involucre a los responsables de la toma de decisiones de cada área afectada por el proyecto y recoja toda la información relevante.

2. Priorice sus requerimientos

A la hora de elaborar una solicitud de propuestas, asegúrese de que se abordan los aspectos más importantes. Establecer un orden de prioridades ayuda a la calificación de los proveedores una vez recibidas las respuestas.

Si bien es importante ser flexible, las empresas también deben asegurarse de ser transparentes en cuanto a las necesidades y requisitos inamovibles. Cuando pueda ceder indíquelo. Cuando no pueda, asegúrese de que los proveedores lo sepan.

Esta transparencia hará que se asegure de que los proveedores que presenten respuestas se sientan a la altura del trabajo.

3. No tema preguntar

A la hora de buscar el proveedor adecuado, la comunicación es fundamental. Sea sincero sobre cualquier aspecto de los proyectos que le plantee dudas y preocupaciones. El proveedor adecuado será capaz no sólo de llevar a cabo el servicio con éxito, sino de guiarle a lo largo del proceso.

4. Invite a los potenciales proveedores

Después de investigar, seleccione los proveedores que a priori cree que pueden ser adecuados e invíteles a participar.

5. Prepare el proceso de licitación

Durante el proceso de selección, tenga presente los criterios de evaluación que se han establecido. Preste mucha atención a las respuestas y a lo que los proveedores pueden aportar.  Si tiene dudas con la respuesta de algún proveedor, contáctele para aclarar la información.

6. Elabore un plan de evaluación

Si crea un plan de evaluación exhaustivo antes de recibir las propuestas, el proceso de decisión será mucho más sencillo. Una vez que se reciban las respuestas de los proveedores, utilice su equipo de proyecto y sus opiniones profesionales para determinar qué oferta cumple todos los requisitos.

Si se necesita más información, considere la posibilidad de ponerse en contacto con los proveedores para solicitar una demostración o hacer preguntas adicionales. En caso de duda, utilice los foros públicos para recabar la opinión de otros proveedores y sus experiencias.

7. Utilice una plantilla

Considere la posibilidad de utilizar una plantilla de solicitud de ofertas para ayudarle en el proceso. Una plantilla puede ayudar a garantizar que se proporciona toda la información correcta sin tener que invertir demasiado tiempo.

Proporcionar a los proveedores una plantilla de respuesta permite homogeneizar las ofertas y facilita la comparación. Es posible incluir una autoevaluación del proveedor, discriminar los requerimientos siguiendo la clasificación MOSCOW (Debe Incluir; Debería; Deseable; No Necesario), e incluso automatizar la valoración en base a las puntuaciones y pesos de cada requerimiento, facilitando a su vez el proceso de selección.

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¿Listo para empezar?

Conocer los diferentes elementos que debe incluir el documento de solicitud de propuestas y seguir la guía paso a paso simplifica el proceso. Si además usa una plantilla, se asegurará de no olvidar ningún detalle. Dedique menos tiempo a preparar la solicitud y más a encontrar el proveedor adecuado para completar su proyecto.

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Imagen cortesía de Freepik Imagen de jcomp

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