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Consejos NetSuite: Cómo realizar la gestión de finanzas con NetSuite

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Seguro que muchos aún tenéis fresco el recuerdo del cierre contable de 2017, la cantidad de tiempo que supone y que nos impide hacer otro tipo de funciones de nuestra actividad diaria. Y si además tenemos que consolidar distintas filiales, se puede convertir en una auténtica pesadilla.

Quizás nos quede lejano aquel concepto, que se aprende en los primeros años de cualquier carrera de finanzas, el coste de oportunidad. Algo que veíamos fácilmente cuando éramos universitarios pero que hoy no somos capaces de ver ni de aplicar en nuestras empresas.

Echemos cuentas y dediquemos nuestro tiempo a las tareas en las que realmente generemos valor. Dejemos de usar un programa simplemente por ser al que estamos acostumbrados a usar y valoremos si no merece la pena cambiar la gestión de finanzas de nuestra empresa, por una gestión que incremente nuestra rentabilidad a costa de ahorrar tiempo que podremos dedicar a otras gestiones.

Para lograrlo nos basaremos en tres conceptos fundamentales.

  • Simplificar
  • Automatizar
  • Maximizar la información

Cómo gestiona NetSuite las finanzas

Voy a explicar brevemente algunos conceptos que te permitirán reducir el tiempo que dedicas al cierre contable a menos de la mitad, a la vez que incrementas el potencial de generación de informes. También pretende ser una guía para optimizar la generación de informes utilizando algunas características de NetSuite de las que no podrás prescindir a partir de ahora.

Hay tres características principales con las que trabajaremos en NetSuite:

  • Segmentos financieros
  • Fragmentación de los informes financieros. Basándose en el concepto divide y vencerás.
  • Personalización de los informes de forma ágil y sencilla.

Segmentos financieros de NetSuite

Los segmentos financieros son divisiones o subconjuntos de operaciones comerciales. Para que podamos considerarlos segmentos tienen que tener un impacto financiero. Los gastos e ingresos de cada segmento pueden contabilizarse por separado. Son muy útiles cuando queremos desglosar la contabilidad por unidades de negocio.

De forma estándar NetSuite tiene, por defecto, tres segmentos, cuatro si tenemos más de una filial.

  • Departamento: Representan los centros de coste en NetSuite. Son departamentos o funciones que no producen ganancias directas y aumentan el coste de administrar la empresa.
  • Clase: Generalmente representan los centros de beneficio / flujo de ingresos. Este segmento se utiliza para informar sobre los diferentes centros de beneficio, unidades de negocio o líneas de productos sobre los que queremos realizar un seguimiento de ingresos o ganancias. En eCommerce también pueden asignarse a categorías de producto.
  • Ubicación: Para ubicaciones físicas o virtuales. Se puede usar para ubicaciones de inventario o lugares donde hacemos negocios
  • Empresa (filiales): Cuando tengamos varias empresas en el sistema identificará las operaciones de cada empresa. Muy útil a la hora de la consolidación.

Como siempre, la fortaleza de NetSuite reside en su flexibilidad a la hora de configurar, por lo que podemos cambiar y/o añadir segmentos que necesitemos en cada caso dependiendo de las necesidades de análisis de la compañía.

Al utilizar los segmentos en las transacciones mejorará el análisis de la información, ya que la contabilidad ya no estará restringido a las cuentas contables, sino que podremos filtrar por segmentos en los informes financieros y utilizarlos para búsquedas específicas.

menu-netsuite

Los segmentos se pueden cargar fácilmente mediante archivos CSV. Además, aceptan una configuración de jerarquía, por lo que podemos tener varios niveles del segmento. Por ejemplo el departamento de consultoría lo podemos dividir en los sub-segmentos, Finanzas, RRHH, Fabricación… pudiendo obtener la información agrupada en el departamento “padre” (consultoría) o desglosado por uno o varios de sus “hijos”, finanzas y logística, por ejemplo.

Gracias a los segmentos, podemos simplificar el plan contable. En la mayoría de los sistemas, si queremos identificar, por ejemplo, los gastos de los empleados de cada departamento deberíamos configurar una cuenta por cada departamento, por lo que tendríamos algo así:

  • 640000001 Sueldos y salarios. Marketing
  • 640000002 Sueldos y salarios. Ventas
  • …..
  • 64000000n Sueldos y salarios. IT

Si hacemos el ejercicio de pensar este caso, en todas y cada una de las cuentas de las que quisiéramos tener información detallada de los valores de los segmentos, nos damos cuenta de que tenemos muchas cuentas que manejar. ¿Porqué no las agrupamos en una única cuenta y hacemos uso de los segmentos? Imaginemos una única cuenta para “sueldos y salarios”, ¿no es más cómodo si trabajáramos con el siguiente concepto?

  • 640000000 – Marketing – Madrid
  • 640000000 – Ventas – Barcelona

Tenemos una única cuenta, “sueldos y salarios” a la que asociamos distintos segmentos en las transacciones.

¿No es más intuitivo a la hora de trabajar?, ¿no nos resultará más fácil hacer un informe e interpretarlo? Incluso es más sencillo a la hora de ver los asientos contables.

diario-netsuite

 

ejemplo-asiento-contable-netsuite

 

En NetSuite, tenemos tres segmentos más “encubiertos”, clientes, proveedores y empleados, que, aunque no son segmentos propiamente dichos, funcionan de la misma manera. Reduciendo las cuentas 40x de proveedores y 43x de clientes drásticamente. Es más, se podría dejar en una para clientes y otra para proveedores. Quizás podría haber alguna más si se quisieran agrupar clientes y proveedores, por ejemplo, en 400000001 Proveedores Nacionales, 400000002 Proveedores Extranjeros.

Si a la hora de hacer los asientos de nómina añadimos además el empleado, podremos generar informes de impuestos como los Modelos 111 y 180.

modelo-111-agencia-triburaria
modelo-180-agencia-tributaria

Fragmentación de los informes financieros de NetSuite

El algoritmo “Dīvide et īmpera”, Divide y vencerás, implica resolver un problema difícil, dividiéndolo en partes más simples tantas veces como sea necesario, hasta que la solución de las partes se torna obvia.

Gracias a los segmentos, podemos aplicar este algoritmo a la hora de interpretar los informes, descomponiendo un informe complejo, como puede ser una consolidación en varios más sencillos, por filial, por departamentos, por clases…

informe-netusite-ejemplo

Tal y como se aprecia en la imagen podemos manipular los datos que se muestran en el informe controlando los filtros que vemos al pie de página.

Personalización de los informes de forma ágil y sencilla con NetSuite

Los informes financieros, y cualquier informe en NetSuite, son muy flexibles y fácilmente personalizables, para, por ejemplo, ver tipos específicos de cuentas, campos de transacciones o incluso campos personalizados a medida que se registran las transacciones.

edicion-columnas-erp

Se pueden añadir campos en el informe, añadiendo los campos de los que queramos obtener información. Ordenar como queremos ver las columnas en el informe es tan sencillo como usar los botones de desplazamiento o arrastrar la columna con el ratón.

filtros-informes-netsuite

 

Podemos añadir filtros al informe, estos aparecerán en la parte inferior e irá aplicando los mismos al resultado del informe.

 

barra-informe-netsuite

Podremos ver los informes de forma gráfica, imprimirlos, exportarlos a otros formatos como Word, PDF, Excel, enviar el informe por email… También, podremos contraer y expandir el informe según queramos.

Si necesito tener un informe cada mañana, ¿por qué perder el tiempo en generarlo cuando llego al trabajo, si puedo tener el informe en mi email por la mañana?

programacion-informes-con-netsuite

 

Hemos visto, solo un poco de las posibilidades de personalización de los informes financieros, pero hay mucho más. No hay dos Cuentas de Pérdidas y Ganancias iguales, y la flexibilidad de NetSuite para personalizar el sistema nos permite configurar y agrupar cuentas acorde a nuestra Cuenta de Resultados.

En nuestro próximo post os mostraremos cómo crear una cabecera, donde se muestra un resumen, y la sección financiera para incluir las cuentas que deseamos mostrar en el informe. También aprenderemos a mostrar columnas y usar los campos de fórmulas.

Y recuerda, NoBlue puede ayudarte a implementar NetSuite, reducir los tiempos de cierre contable y gestionar datos más precisos, dándote visibilidad en tiempo real, en cualquier lugar y momento, y desde cualquier dispositivo. 

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