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¿Por qué utilizar un software de gestión para empresas?

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Si hoy estamos rodeados de tecnología, tanto en el día a día personal como en el profesional, es porque las aplicaciones informáticas consiguen que casi cualquier tarea resulte más rápida y sencilla de hacer. En el ámbito de los negocios, esto supone una mejora en la eficiencia y una reducción de costes, y si hablamos concretamente de un software de gestión para empresas, sus ventajas son tales que casi tendríamos que preguntarnos por qué aún no usamos uno.

Cualquier empresa independientemente de su tamaño o sector puede beneficiarse de las funcionalidades que proporcionan estas herramientas de gestión, como pueden ser las soluciones ERP.

A medida que una empresa crece, debe tomar decisiones en cuanto a los programas que emplea para sus sistemas. Algunas señales que indican que ha llegado el momento de dar el salto puede ser, por ejemplo, cuando calcular “las cuentas” a final de mes nos resulta cada vez más complejo, cuando los productos o materiales que tenemos en inventario son un misterio difícil de averiguar, o incluso cuando no somos capaces de atender ágilmente los pedidos.

Para todo esto, y muchos otros aspectos de nuestro negocio, los softwares de gestión para empresas suponen una gran ayuda, como vemos a continuación.

Un único software para empresas para la centralización de datos

El principal objetivo de este tipo de herramientas es ofrecer información de utilidad sobre el “estado de salud” de un negocio. La vía para conseguirlo es trasladar todos los aspectos del mismo a un entorno digital cuantificable.

Pero cuando una empresa emplea varios softwares distintos, uno para su contabilidad, otro para gestionar los envíos, un tercero para acciones de marketing… lo que ocurre es que un mismo dato o información se duplica ya que tiene que introducirse en todos, con la consiguiente pérdida de tiempo y esfuerzo.

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Esta duplicidad y aislamiento de sistemas no sólo supone un gasto de recursos, pueden llegar a convertirse en un verdadero cuello de botella para la administración de una empresa, provocando que los procesos internos retrasen cualquier gestión. Pensemos, por ejemplo, en una factura que tiene que ser corregida, y en todos los departamentos involucrados que deberán ser notificados para hacer un mero cambio.

En este caso, un software de gestión para empresas, que integra en una única plataforma todas las funciones de los diferentes sistemas de un negocio, permite que cada uno de los departamentos o miembros del equipo comparta los mismos datos en tiempo real. Además, ofrecen diversas aplicaciones destinadas a la automatización de tareas, lo que reduce la posibilidad de errores y permite tomar decisiones más fácilmente.

Un software de empresa para conseguir la fidelización del cliente

La habilidad a la hora de gestionar pedidos, inventario, envíos… supone la diferencia entre el éxito y la diferenciación de un negocio, y el reto es aún mayor según vamos creciendo.

Cualquier empresario sabe que evitar cualquier error de pedidos, inventario y/o stock, transporte… supone una gran reducción de costes, pudiendo invertir ese tiempo y dinero en otros fines más productivos.

Los softwares de gestión para empresas están pensados para alcanzar el objetivo del famoso método just in time, ya que permiten un control de inventario en tiempo real, pudiendo incluso generar todo tipo de alertas automáticas relativas a su gestión, dando la oportunidad de actuar casi al instante.

Y no solo eso, la conexión que establecen estas herramientas entre todos los ámbitos de la estructura de un negocio nos permite, incluso, adelantarnos a los acontecimientos. Gracias a sus funciones avanzadas de análisis de datos, es posible obtener información sobre los hábitos de compra de nuestros clientes: el ciclo de vida de un producto, estacionalidad, picos de consumo…

También seremos capaces de ofrecer ventajas adicionales a nuestros clientes. Sin ir más lejos, una solución ERP puede integrarse con una plataforma de comercio electrónico, y los usuarios tendrán acceso online al estado de sus compras y al seguimiento de sus pedidos, podrán contactar con el servicio de asistencia para resolver incidencias…

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Un software de empresa te ofrece toda la información en cualquier momento

Frente a la opción de emplear diferentes programas para cada una de las necesidades de un negocio, con un software de gestión para empresas nos aseguramos de que todo el equipo tiene acceso a la información más actualizada, independientemente del departamentos, dispositivo utilizado e incluso localización geográfica.

Por ejemplo, las grandes compañías invierten grandes sumas en sistemas de análisis financiero avanzados, ya que es fundamental para su éxito, pero incluso los propietarios de pequeños negocios pueden tomar mejores decisiones si cuentan con la información adecuada, como un balance de ingresos y gastos, que las soluciones ERP permiten generar al instante.

De forma similar, también un comercial tendrá ventaja al negociar con un cliente si conoce su historial de compras.

En general, cada departamento será más efectivo al tener disponibles estos tipos de datos clave.

Invertir en software implica reducción de gastos

Los softwares de gestión para empresas (y especialmente las soluciones cloud) suponen una significativa reducción de costes para las grandes compañías, que ya no tienen que mantener actualizados los diferentes programas en sus servidores, y un quebradero de cabeza menos para los pequeños negocios que se tienen que encargar de que las aplicaciones funcionen correctamente; como ya explicamos en una entrada anterior.

En definitiva, y aunque cada empresa es única, todas pueden beneficiarse de las ventajas que aportan estas herramientas, que son aún más numerosas que las que hemos explicado aquí y que puedes consultarnos con más detalle.

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