Qué es un ERP y Cómo Funciona
Explicamos qué es un Sistema ERP, qué hace y cómo funciona.
Para simplificar, un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es una aplicación que permite a la empresa gestionar todas sus operaciones. Aunque a menudo es más complicado que eso. Sólo necesitamos hacer una búsqueda en Google para ver que hay numerosas búsquedas como “Qué es un ERP”, “qué significa ERP” y “Qué hace un sistema ERP” o similares. Vamos a intentar responder a esas preguntas en un único artículo.
Si miramos las tendencias de Google trends durante los últimos 5 años, veremos que las búsquedas relacionadas con ERP se han incrementado un 200%, y esta tendencia se ha duplicado en los dos últimos años. La incertidumbre que estamos viviendo ha forzado, comprensiblemente, a muchas empresas a revisar sus estrategias y buscar la tecnología necesaria para respaldar su negocio y hacerlas más ágiles. Adaptarse a nuevos entornos y formas de trabajo es vital, y los sistemas ERP pueden ayudar
Los directivos conocen su misión, expectativas de crecimiento y rendimiento de la empresa. Son conscientes de las necesidades del negocio, áreas de mejora, procesos y saben que necesitan herramientas que les respalden, den soporte al negocio, y faciliten el acceso a los datos en tiempo real, para poder tomar decisiones informadas y afrontarlos cambios minimizando el riesgo.
Y aquí es donde las soluciones ERP pueden ayudar, incluso si no saben cómo se llama la herramienta.
Los proveedores y consultorías ERP a menudo están tan inmersas en lo que hacen que dan por hecho que todo el mundo sabe lo que es, pero ¡no es así! Así que empezaremos por el principio.
Contenidos
¿Qué es un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)?
ERP es el acrónimo inglés de Planificación de Recursos Empresariales, lo que no dice gran cosa. Para resumir, ERP es un software que permite a las empresas gestionar sus procesos clave de principio a fin dentro de un mismo sistema. Gartner nos da una excelente definición, que lo explica de forma clara y concisa.
Empresas de todos los sectores utilizan el ERP para estandarizar, mejorar e integrar sus procesos empresariales. Un Sistema ERP abarca todas las áreas del negocio, incluyendo finanzas, fabricación, distribución, ventas, compras, cadena de suministro, proyectos, servicios, atención al cliente y más.
Explicación de Planificación de Recursos Empresariales
Entonces, ¿qué implica la planificación de recursos empresariales? Entre sus funcionalidades y características clave están:
- Integración de toda la empresa – Integración de principio a fin de los procesos de todos los departamentos y unidades de negocio. Por ejemplo, la completa automatización del proceso del lead-al-pedido-a-la-orden-de-producción-a-la-facturación: Un nuevo lead se cualifica y solicita un presupuesto, el presupuesto es aceptado y se convierte en un pedido que automáticamente verifica la disponibilidad y el envío o arranca el proceso de producción. Una vez preparado el envío, se genera y envía la factura.
- Operaciones en tiempo real – Como hemos mencionado en el ejemplo anterior, si no hay disponibilidad de stock, la planta de producción recibirá la orden de producción en segundos.
- Una base de datos común y compartida – Un Sistema ERP es una Fuente de verdad única para todas las áreas de la empresa, proporcionando una visión 360º del negocio, clientes, proveedores y transacciones.
- Automatización – automatizar tareas repetitivas, como el pago de nóminas, la gestión de pedidos, facturación y demás, minimiza el tiempo dedicado, reduce el riesgo de error y permite a los empleados centrarse en tareas que proporcionan mayor valor añadido.
- Análisis de datos en tiempo real – La BI de los sistemas ERP convierten los datos en informes útiles para identificar oportunidades de crecimiento, optimizar las operaciones existentes, reducir costes, dar mejor servicio al cliente o capitalizar nuevas oportunidades de mercado.
- Diseño modular – Es fundamental en cualquier ERP actual. Tienes lo que necesitas. Es más, a medida que un negocio evoluciona y cambia, la empresa puede añadir funcionalidad al ERP agregando módulos adicionales. Por ejemplo, si es una empresa de servicios profesionales o digital, la gestión avanzada de inventario, cadena de suministro o almacén tendrá poca utilidad, mientras que la facturación recurrente, la gestión de proyectos o el módulo de gestión de contratos resultarán muy beneficiosos.
- Acceso móvil – Vivimos en un mundo móvil, y la movilidad del ERP es incuestionable. Las mejores plataformas ERP (como NetSuite ERP) no solo son móviles, sino que pueden utilizarse en remoto a través de aplicaciones, permitiendo al usuario acceder desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
- Escalabilidad y flexibilidad – A medida que la empresa crece, también lo hace su complejidad. Necesidades como nuevos módulos, usuarios, alojamiento de datos y algunas veces cambios en sus procesos pueden requerir una rápida implementación y cambios en el sistema. Los ERP, y más concretamente los ERP en la nube, están diseñados para adaptarse a cargas de trabajo y procesos cambiantes.
- Integración con software de terceros – En ocasiones un cambio de estrategia implica cambios en el negocio, y afrontar nuevos retos supone utilizar herramientas y aplicaciones específicas. Los mejores ERP pueden integrarse fácilmente con otros software.
¿Qué es un Sistema ERP?
Un software ERP unifica los procesos para conseguir fluidez y colaboración. Entre las funciones que incluye un ERP están:
- Gestión Financiera – Un software ERP gestiona las transacciones, de modo que, en un único sistema contable, bancario y de pago incluye toda la información financiera, informes y requerimientos impositivos. El software ERP almacena, monitoriza y analiza todos los datos financieros, proporcionando información relevante que puede llevar a mejorar el flujo de caja, reducir los costes e incrementar la rentabilidad, al tiempo que mantiene un reporting financiero preciso, en tiempo y transparente.
- CRM integrado – Los ERP con CRM integrado ayudan a ampliar la visibilidad del negocio, optimizan los esfuerzos de marketing y ventas y permiten a las empresas automatizar procesos como la gestión de pedidos, cuentas a cobrar y a hacer el seguimiento del embudo de ventas desde que se detecta el lead hasta que se convierte en cliente.
- Recursos Humanos o Gestión del Capital Humano (HCM) – Los ERP ayudan a optimizar el proceso de gestión de nóminas, contratación, evaluación del rendimiento e incluso identificar problemas de recursos humanos antes de que sucedan.
- Ventas y Marketing – Los ERP gestionan el flujo de trabajo del departamento de ventas, pero también los impuestos y el seguimiento de los envíos. Los módulos de ventas y CRM trabajan juntos para acelerar el ciclo de ventas y obtener mayor beneficio.
- Inteligencia Empresarial – El Sistema analiza la información para hallar patrones en las operaciones y predecir tendencias futuras. La información se muestra en paneles de control, informes, gráficos y otros sistemas visuales.
- Fabricación – El ERP ayuda a optimizar los calendarios de producción, equipos y mano de obra para maximizar la capacidad mediante la planificación, calendarización, presupuesto, previsión, compras y gestión de materiales.
- Gestión de Inventario – Los ERP proporcionan al usuario control y visibilidad del stock. Al formar parte de un Sistema ERP multifuncional, el módulo de inventario intercambia información con fabricación, distribución, ventas y registros de clientes. Ayuda a evitar el retraso en los envíos o los niveles bajos de stocks, pero, además, permite hacer una previsión de la demanda.
- Distribución – El Sistema puede gestionar la preparación de pedidos, el seguimiento y soporte al clientet.
- Gestión de la Cadena de Suministro (SCM) – Ser capaz de monitorizar la situación de la demanda, el suministro, la producción, logística y distribución en tiempo récord es fundamental en un mercado en constante evolución y altamente competitivo.
- Gestión de proyectos – Las empresas no pueden permitirse estimar el coste y rentabilidad de un proyecto sin basarse en datos. Un ERP tiene que ser capaz de proporcionar una visión realista del ciclo del proyecto, desde su concepción a la asignación de recursos para optimizar el esfuerzo, de modo que tenga una visión real del rendimiento y rentabilidad.
¿Cómo Funciona un Sistema ERP?
Si está buscando una descripción técnica detallada, este no es el sitio, pero estaremos encantados de acordar una cita con nuestro arquitecto de sistemas para tratarlo. Para resumir, cómo funcionan: los sistemas ERP optimizan los procesos empresariales recopilando, almacenando, gestionando y comunicando datos entre todas las funciones de la empresa.
El software ERP integra diferentes informes y métricas de los diferentes departamentos en un mismo entorno, proporcionando una visión 360º de lo que está ocurriendo y qué recursos se están utilizando, ya sea dinero, personal, material u otro.
Con la información en tiempo real disponible en una única fuente, las empresas disponen de un entendimiento profundo de cómo los procesos pueden mejorarse o cómo pueden distribuir los recursos para optimizar el gasto y dejar espacio al crecimiento. No más hojas de cálculo, recopilar y unificar manualmente información de diferentes aplicaciones; todo está disponible y accesible desde el interfaz del ERP.
Sin un sistema ERP y una estrategia de planificación apropiada, la gestión del negocio es mucho más complicada. Además, es posible que de ese modo la compañía esté por debajo de su rendimiento óptimo y la dirección no sea consciente de ello.
Breve Explicación Técnica de ERP
Ya hemos dicho que no profundizaremos en los detalles técnicos, sin embargo, intentaremos dar una visión técnica muy breve y básica de cómo funciona un ERP.
La integración y visualización de datos permite el mantenimiento, la flexibilidad y la transparencia de los datos. Las estructuras de datos integradas se implementan en un sistema ERP a través de un conjunto de transacciones empresariales con objetos comerciales visuales (visual business objects), utilizando relaciones adicionales para construir una base para la planificación simultánea y anticipada de muchos componentes. Varios business objects de la estructura de datos integrada se representan visualmente utilizando Scalable Vector Graphics (SVG), una tecnología basada en XML. Un componente de software le da al sistema ERP la capacidad de mostrar estos objetos empresariales y su vinculación.
Beneficios de los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales
https://noblue.es/netsuite/netsuite-erp/beneficios-del-software-erp/No podemos hablar de los beneficios del software ERP sin mencionar los retos a los que se enfrentan los directivos de las empresas:
- Estrategia acelerada. Los clientes y las operaciones están cambiando, y las empresas necesitan reaccionar rápidamente a esos cambios, no solo para mantenerse, sino para adelantarse a su competencia.
- Gestión del Riesgo. En este nuevo entorno, con cambios inesperados, las empresas se ven obligadas a planificar nuevas estrategias minimizando el riesgo.
- Alinear áreas y estrategia empresarial. La dirección de la empresa tiene que actuar como facilitador e integrador.
Un sistema ERP es un catalizador para la innovación empresarial y minimización del riesgo, permitiendo a las empresas simular diferentes escenarios antes de tomar una decisión. Es también una Plataforma de eficiencia empresarial, ya que acelera las operaciones, reduciendo el tiempo necesario para completar casi todos los procesos empresariales y mejorar la eficiencia y eficacia al unificar todo en un único paquete de software de gestión. La estandarización y simplificación que ofrece permite flexibilizar la estructura, aumentando la colaboración interdepartamental y creando por tanto empresas más ágiles que pueden adaptarse rápidamente.
El software ERP ayuda al CFO a hacer el seguimiento, analizar e informar de datos empresariales clave de todos los departamentos, a fin de tomar decisiones, por ejemplo, proyectos de capital, fuentes de financiación gestión de efectivo y control financiero.
Algunos de los beneficios específicos de los ERP en la nube son:
- https://noblue.es/netsuite/netsuite-erp/beneficios-del-software-erp/Visibilidad de los costes operacionales y de infraestructura – Generalmente, un ERP en la nube cuesta un 30% menos que aquéllos en servidores locales.
- Velocidad de implementación – Reducir los tiempos de implementación afecta directamente a la desconexión de la empresa y la obtención de valor. Una implementación rápida reduce el riesgo y permite aplicar estrategias con mayor celeridad.
- Escalabilidad – A medida que la empresa crece, el ERP en la nube crece con él. La expansión internacional necesita poca reflexión, ya que el sistema en la nube soportará la implementación en subsidiarias extranjeras en tiempo récord, al tiempo que los usuarios pueden acceder a la información mediante su conexión a internet.
- Actualizaciones – Los ERP en la nube están en constante evolución, actualizando y realizando mejoras. Normalmente las licencias incluyen estas actualizaciones. Se llevan a cabo fuera del horario laboral para evitar la interrupción de las operaciones y pueden durar tan sólo 30 minutos.
- Personalizaciones – A medida que la empresa crece, puede necesitar personalizar alguna funcionalidad. Estas personalizaciones se mantienen (no se pierden) en las actualizaciones del sistema.
- Seguridad, compliance, y recuperación en caso de desastre – Los ERP en la nube generalmente ofrecen seguridad corporativa y encriptación de extremo a extremo.
¿Por qué es importante el ERP?
Hoy en día la información es el rey. La importancia del ERP viene de su capacidad para proporcionar la visibilidad 360º en tiempo real que demandan las empresas en su constante búsqueda de mejora del rendimiento y para encontrar su espacio de crecimiento. Los sistemas ERP son importantes para las empresas porque optimizan los procesos y aumentan la agilidad.
El ERP ayuda al comité de dirección a tomar decisiones informadas utilizando la inteligencia empresarial para obtener datos y conclusiones más precisos; permite acelerar las operaciones y departamentos; automatiza procesos para que el personal pueda dedicarse a actividades más productivas; mejora la relación con los clientes, haciendo la comunicación más rápida y eficiente y por tanto mejorando la satisfacción.
Otras razones para invertir en un ERP son:
Estandarización – Usar sistemas dispares puede llevar a error, dificultades para la transferencia de datos, procesos agotadores y agujeros en la seguridad.
Mejor información financiera y contable – Hacer el seguimiento no solo de las transacciones entrantes y salientes, sino también tener visibilidad del negocio y cómo cada área impacta en las finanzas. Con un ERP, las empresas pueden hacer el cierre anual en menos de 10 días, consolidar las cuentas de sus subsidiarias en tiempo real y tener mayor control de las finanzas de la organización.
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Historia del ERP
Empecemos por el final. Es un hecho que cuanta más información tenga el sistema ERP, más fácil será identificar y resolver problemas y capitalizar oportunidades.
Los sistemas ERP comenzaron en los años 60 y se desarrollaron originalmente para la industria de la fabricación, con la planificación de necesidades de material (MRP) que permitían a las empresas controlar el stock y la producción. Todo empezó con J.L. Case, un fabricante que trabajó con IBM para desarrollarlo. En los años 70 los MRP se popularizaron, pero solo estaban disponibles para grandes empresas con suficiente presupuesto y recursos. Los 80 marcaron un hito, al introducirse soluciones más sofisticadas que soportaban procesos más allá de los materiales e inventario, y que permitían coordinar varios departamentos. Gartner acuñó el término planificación de recursos empresariales en los 90, a raíz de la evolución y expansión de sus beneficios tecnológicos y su adopción por otros sectores. Hoy en día casi cualquier sector puede beneficiarse de sus ventajas. De proveedores de servicios, minoristas, mayoristas, empresas de software y más.
En 1998 NetSuite lanzó el primer ERP en la nube, con muy Buena acogida, ya que era una mejora sobre los sistemas en servidores locales. Las empresas podían acceder a información clave del negocio en remote y eliminaba el gasto en compra y mantenimiento de hardware. Los 2000 supusieron un avance significativo, cuando los sistemas pudieron recopilar datos de otras fuentes para alimentar el ERP, incluyendo sistemas front y back-end.
Tipos de Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales
Es posible clasificar los diferentes tipos de ERP por sector o implementación.
Tipos de Sistemas ERP por Sector o Industria
Los sistemas ERP han ido creciendo con los años. Como ya hemos mencionado, una de las características principales de los mejores ERP es el modularidad. Es por ella que el ERP puede evolucionar y modificarse de acuerdo con las necesidades específicas de cada sector, proporcionando un paquete “personalizado” para ajustarse a sus necesidades específicas. Cuantos más módulos tenga el Sistema más operaciones cubrirá y automatizará. Un sistema ERP para una empresa de fabricación o distribución, por ejemplo, tendrá necesidades muy diferentes a una empresa IT, y los módulos del ERP, permiten adaptarlo al sector concreto, sin necesidad de adquirir funcionalidad que no necesita.
Tipos de ERP por Implementación
Los sistemas ERP pueden estar en servidores locales, en la nube -pública o privada- o híbridos.
Sistemas ERP en Servidores Locales se instalan en la ubicación física de la empresa utilizando su hardware y servidores. Esto significa que será necesario disponer de un equipo IT para el mantenimiento del sistema, algo que supone un coste significativo de tiempo, dinero y recursos. Las actualizaciones requieren un gran esfuerzo, para llevarlo a cabo en los ordenadores de los usuarios y reimplantar las personalizaciones e integraciones. Más allá del coste y dificultad para llevar a cabo las actualizaciones, algunas empresas siguen prefiriendo este tipo de implantación por la sensación de mayor seguridad que les proporciona.
Los sistemas ERP en la nube pueden clasificarse a su vez en diferentes tipos:
Multipropiedad, también llamado SaaS, o Software-as-a-Service – es una única versión de software ERP y la infraestructura da servicio a múltiples empresas.
SaaS de propiedad única – software ERP que da servicio a una única empresa.
Nube pública – múltiples empresas comparten servicios de cloud computing. Algunos ejemplos incluyen AWS, Google Cloud, Microsoft Azure o Oracle Cloud
Nube privada – el servicio está en la nube, pero no se comparte con ninguna organización. El software y los datos se gestionan centralmente por el proveedor de ERP y son accesibles mediante un navegador web. Simplifica el esfuerzo y el coste. Otra de las ventajas es la velocidad de Desarrollo; el uso de la última versión por todas las empresas al tiempo que mantiene las mejoras y personalizaciones individuales; mejor accesibilidad y rendimiento, pero también mayor seguridad, ya que habitualmente cumple con los estándares más exigentes y tienen sistemas para evitar las brechas y pérdida de información, con herramientas de monitorización 24/7, controles y normativa.
Los ERP Híbridos son una combinación de soluciones en la nube pública o privada y en servidores locales. Un ERP híbrido es una Buena alternativa para empresas que ya tienen un ERP local y que buscan integrarlo con servicios web.
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¿Es Caro un ERP?
Un software de Planificación de Recursos Empresariales puede resultar caro si se compara con soluciones alternativas (una aplicación contable, por ejemplo). En cualquier caso, el gasto en transformación digital, en lugar de un gasto, debe ser considerado una inversión positiva en tecnología a fin de llevar a cabo el cambio y las mejoras necesarias. El coste de un ERP varía dependiendo del tipo de implementación, número de usuarios, módulos y grado de personalización.
La importancia de un software ERP puede sintetizarse en que es la herramienta más útil para gestionar el día a día de las empresas. Las organizaciones tienen una visión y una misión. Su objetivo es alcanzarlos y por tanto necesitan hacer funcionar su negocio correctamente, pero también poder planificar, fijar objetivos y capitalizar oportunidades.
Para hacerlo, es fundamental que tengan una visión clara de su rendimiento, y esto significa, datos. Como ya hemos mencionado, la información es el rey y los sistemas ERP son la mejor herramienta para proporcionar esa información de todas las áreas del negocio. Es fundamental para dar soporte a los líderes resonantes y llevar a cabo la transformación empresarial. Ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas, minimizar los riesgos, automatizar procesos e incrementar la agilidad