Profundizamos en el significado de software ERP. Qué es, qué hace y cómo funciona.

QUÉ ES UN ERP

Significado de ERP: Qué Es, Qué Hace y Cómo Funciona

Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es, en pocas palabras, una aplicación que permite a una empresa administrar todas sus operaciones. Sin embargo, a menudo es más complicado que eso. Solo tiene que echar un vistazo a lo que aparece en la barra de búsqueda de Google para ver que mucha gente está buscando cosas como “¿Qué es ERP?”; “¿Qué significa ERP?” o “¿Qué hacen los sistemas ERP ” y así sucesivamente. ¡Así que vamos a responder algunas de estas preguntas aquí!

Si echamos un vistazo a las tendencias de Google durante los últimos 5 años, las búsquedas relacionadas con ERP han aumentado un 200%. Es más, si miramos los últimos 2 años, esta cifra se duplica. La incertidumbre empresarial en los últimos tiempos ha obligado, comprensiblemente, a las empresas a revisar sus estrategias y buscar la tecnología necesaria para respaldarlas y hacerlas más ágiles. Adaptarse a nuevos entornos y formas de trabajo es vital, y los sistemas ERP pueden ayudar con esto.

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Fuente: Google Trends

Los ejecutivos conocen su misión, crecimiento y desempeño comercial. Son conscientes de los problemas, necesidades y procesos de su negocio, y saben que necesitan herramientas para respaldarlos, respaldar las funciones estratégicas del negocio y facilitar el acceso a los datos en tiempo real, a fin de tomar decisiones informadas y hacer frente a los cambios mientras se minimiza el riesgo.

Y aquí es donde las soluciones ERP pueden ayudar, incluso si éstos directivos no saben cómo se llama.

Los proveedores  de ERP generalmente estamos tan inmersos en lo que hacemos que damos por sentado que todos deberían saber qué es, ¡Pero no todos lo saben! Así que, volvamos a lo básico.

Resumen

  • Un ERP es un software empresarial clave que recopila información de varios departamentos en una base de datos común, lo que permite a los líderes monitorizar el pulso de la empresa utilizando una única fuente y visión de la realidad.
  • Los sistemas de planificación de recursos empresariales unifican funciones comerciales clave como finanzas, fabricación, gestión de inventario y pedidos, comunicación con el cliente, ventas y marketing, gestión de proyectos y recursos humanos. Una característica importante es que proporciona un análisis detallado e informes de cada departamento.
  • El ERP puede suponer un importante ahorro de tiempo y dinero al proporcionar visibilidad de procesos ineficientes y revelar oportunidades de crecimiento.
  • Existen varios modelos de implementación para el software ERP, incluidos locales, en la nube e híbridos. Si bien el ERP en la nube se ha vuelto extremadamente popular en los últimos años, qué enfoque es mejor dependerá de las necesidades de la empresa.
  • Las empresas deben asegurarse de comprender las capacidades, los modelos de implementación, los requisitos de integración y el coste total de propiedad antes de elegir un proveedor.

¿QUÉ ES UN PLANIFICADOR DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP)?

ERP significa Planificación de Recursos Empresariales, lo que no revela mucho. En definitiva, un ERP es un software que permite a las empresas ejecutar todos sus procesos principales de extremo a extremo dentro del mismo sistema. Gartner proporciona una excelente definición de ERP, que lo explica de forma clara y concisa.

Empresas de todos los tamaños y sectores utilizan el ERP para estandarizar, optimizar e integrar los procesos empresariales. Un sistema ERP cubre todas las áreas de la empresa, incluido las finanzas, fabricación, distribución, ventas, gestión de compras, cadena de suministro, proyectos, servicios, atención al cliente y más.

Explicando la Planificación de Recursos Empresariales

Entonces, ¿qué implica la planificación de recursos empresariales? Algunas de las características clave de la planificación de recursos empresariales incluyen:

  • Integración en toda la empresa: los procesos están integrados de extremo a extremo en todos los departamentos y unidades de negocio. Por ejemplo, el flujo completo desde la entrada de un pedido a su facturación está completamente automatizado. Un contacto se convierte en un lead cualificado y solicita un presupuesto, al marcarlo como aceptado se convierte automáticamente en un nuevo pedido que inicia automáticamente la verificación de la disponibilidad del producto y el proceso de envío o la orden de producción. El envío del pedido activa a su vez la generación y envío de la factura.
  • Operaciones en tiempo real: siguiendo con el ejemplo anterior, si no hay stock disponible, la planta de producción podría recibir la orden de fabricación en segundos.
  • Una base de datos común: un sistema ERP es una fuente única de verdad para todas las áreas de la empresa, de modo que se obtiene una visión 360º del negocio, los clientes, los proveedores y las transacciones.
  • Automatización: la automatización de tareas repetibles, como la nómina, el procesamiento de pedidos, la facturación, etc., reduce el tiempo invertido, minimiza los errores y permite que el personal se concentre en tareas que aportan mayor valor.
  • Análisis de datos en tiempo real: un sistema ERP convierte los datos en información y conocimientos útiles para identificar oportunidades de crecimiento, optimizar las operaciones actuales, reducir costes, brindar un mejor servicio a los clientes o capitalizar nuevas oportunidades de mercado.
  • Diseño modular: esencial en cualquier ERP moderno. Contratas lo que necesitas. Además, a medida que las necesidades empresariales evolucionan y cambian, una empresa puede agregar más funcionalidad añadiendo módulos. Por ejemplo, si usted es una empresa de servicios profesionales o de software, un módulo de Gestión de Inventario, Cadena de Suministro o Almacén puede no ser necesario, pero un módulo de gestión de facturación o de gestión de contratos sería muy ventajoso.
  • Accesibilidad móvil: estamos en un mundo móvil y la movilidad en ERP es una obviedad. Las mejores plataformas de ERP (como NetSuite ERP) no solo permiten la movilidad, sino que brindan usabilidad a través de sus aplicaciones móviles, lo que permite a los usuarios acceder a la empresa en cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
  • Escalabilidad y flexibilidad: a medida que crece el negocio, también lo hace su complejidad. Los requisitos en términos de nuevos módulos, usuarios, capas de datos y, a veces, cambios en los procesos pueden requerir cambios dentro del sistema y muchas veces es necesario hacerlo ágilmente. Los ERP, y más específicamente los sistemas ERP en la nube, están diseñados para adaptarse a cargas de trabajo y procesos cambiantes.
  • Integraciones de terceros: a veces, un movimiento estratégico significa cambios en el negocio y enfrentarse nuevos desafíos requiere herramientas y aplicaciones específicas. Los mejores ERP pueden integrarse sin problemas con software de terceros.
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QUÉ ES UN SISTEMA ERP

El software ERP aúna procesos para facilitar la colaboración entre personas y departamentos y crear un sistema fluido. Las funciones principales de un sistema ERP incluyen:

  • Gestión financiera: el software ERP proporciona informes precisos, fiables y actualizados, lo que garantiza que las empresas cumplan con los requisitos financieros y fiscales mediante un único sistema de contabilidad, banca y pago. El software ERP almacena, monitoriza y analiza todos los datos financieros, ayudando aobtener información que puede conducir a un mejor flujo de efectivo, menores costos y mayor rentabilidad, todo mientras mantiene actualizados en tiempo real informes financieros precisos, oportunos y transparentes.
  • CRM integrado: los ERP con funciones de CRM integradas ayudan a expandir la visión del negocio, optimizar los esfuerzos de marketing y ventas, y permiten a las empresas automatizar procesos como órdenes de compra, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y rastrear a los clientes desde el cliente potencial hasta el cliente a través del canal de ventas.
  • Recursos humanos o gestión del capital humano (HCM): Los ERP ayudan a optimizar la nómina, la contratación, el rendimiento e incluso a identificar los problemas de recursos humanos antes de que sucedan.
  • Ventas y marketing: los ERP pueden manejar flujos de trabajo de ventas, pero también reglas impositivas y seguimiento de envíos. Los módulos de ventas y CRM trabajan juntos para acelerar el ciclo de ventas y generar más ganancias.
  • Business Intelligence: el sistema analiza la información para encontrar patrones en las operaciones y predecir tendencias futuras. Los informes se pueden mostrar en paneles, gráficos y otras visualizaciones de datos.
  • Fabricación: El ERP ayuda a optimizar los programas de producción, los equipos y la mano de obra para maximizar la capacidad mediante la planificación, programación, elaboración de presupuestos, previsión de adquisiciones y gestión de materiales.
  • Gestión de inventario: los ERP brindan a los usuarios control y visibilidad sobre el stock. Al ser parte de un sistema ERP multifuncional más grande, el módulo de inventario intercambia datos con registros de fabricación, distribución, ventas y clientes. Esto ayuda a evitar entregas tardías, bajos niveles de stock, pero además permite pronosticar la demanda.
  • Distribución: el sistema puede gestionar el cumplimiento de pedidos, el seguimiento y la atención al cliente.
  • Gestión de la cadena de suministro (SCM): poder supervisar la demanda, el suministro, el estado de fabricación, la logística y la distribución en un tiempo récord es una necesidad en el mercado actual, altamente competitivo y de ritmo rápido.
  • Gestión de proyectos: las empresas ya no pueden permitirse “calcular a ojo” los costos y el rendimiento general del proyecto. Un ERP debe poder crear una instantánea de todo el ciclo de vida del proyecto desde el inicio y asignar recursos para optimizar los esfuerzos de entrega, a fin de evaluar con precisión el rendimiento y la rentabilidad del proyecto.

CÓMO FUNCIONA UN ERP

Si está buscando una descripción técnica detallada, este no es el lugar, pero estaremos encantados de que uno de nuestros arquitectos de sistemas lo analice con usted. A modo de resumen de su funcionamiento, los sistemas ERP agilizan los procesos comerciales al recopilar, almacenar, administrar y comunicar datos de todas las funciones de una empresa.

El software ERP combina varios informes y métricas diferentes en varios departamentos en el mismo entorno, brindando una vista de 360º de lo que está sucediendo y cómo se están utilizando los recursos, ya sea dinero, personal, material o cualquier otro recurso.

Los sistemas ERP funcionan utilizando una estructura de datos estándar definida. La información introducida por un departamento está disponible de forma inmediata para el resto de usuarios autorizados en toda la empresa. Esta estructura uniforme ayuda a que todo el equipo esté alineado.

Por ejemplo, supongamos que una cadena de distribución de alimentos local tiene varias ubicaciones que a menudo comparten existencias y personal. Los datos de calidad, ventas y empleados de estos sitios que se introducen en el sistema ERP, incluyen información de la ubicación específica que lo ha actualizado.

Los datos se integran en los procesos comerciales y los flujos de trabajo de todos los departamentos, de modo que los gestores pueden ver si una ubicación concreta está mejorando significativamente la reducción de desperdicio, hacer comparaciones con otras ubicaciones y trabajar para averiguar las causas de que el ratio de desperdicio sea tan diferente. Esta visibilidad también ayuda a que el departamento de operaciones se asegure que asignan suficiente personal en base a los patrones de tráfico. Finanzas, por su parte, puede comparar las ventas con los alquileres para ayudar a los ejecutivos a decidir si deben consolidar.

Los sistemas ERP ofrecen el máximo rendimiento cuando una empresa tiene módulos para cada función empresarial relevante y garantiza una entrada de datos adecuada en tiempo y forma. Es decir, cuanta más información y de más áreas, mejor.

Cuando una empresa utiliza sistemas de gestió de diferentes proveedores, se pueden crear integraciones para que los datos alimenten automáticamente al ERP.

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Panel de Control NetSuite mostrando una visión en tiempo real, 360º del rendimiento

Breve Explicación Técnica

Habiendo dicho que no entraremos en demasiados detalles técnicos, aquí daremos una descripción técnica breve y básica de cómo funciona un ERP.

La integración y visualización de datos permite el mantenimiento, la flexibilidad y la transparencia de los datos. Las estructuras de datos integradas se implementan en un sistema ERP a través de Visual Business Objects, un conjunto de operaciones contra la interfaz de usuario de la aplicación, utilizando relaciones adicionales para formar la base que permite el funcionamiento simultáneo y la planificación futura de otros componentes. Varios objetos de la estructura de datos integrada se representan visualmente mediante Scalable Vector Graphics (SVG), una tecnología basada en XML. Un componente de software le da al sistema ERP la capacidad de mostrar objetos comerciales y sus vínculos.

Beneficios de un Software de Planificación de Recursos Empresariales

No podemos hablar de los beneficios del software ERP sin hablar de los desafíos actuales que enfrenta la dirección de una empresa:

  • Acelerar la estrategia. Los clientes y las operaciones están cambiando, por lo que las empresas deben poder reaccionar rápidamente a esos cambios, no solo para mantenerse al día, sino también para adelantarse a la competencia .
  • Gestión de riesgos. En este nuevo entorno, que incluye cambios inesperados, las empresas se ven obligadas a planificar nuevas estrategias que minimicen el riesgo.
  • Alineación de áreas de negocio y estrategia. La dirección tiene que actuar como facilitadora e integradora.

Un sistema ERP es un catalizador para la innovación empresarial y minimiza el riesgo, permitiendo a las empresas simular diferentes escenarios. También es una plataforma para mejorar la eficiencia empresarial, ya que acelera las operaciones, reduce el tiempo necesario para completar casi todos los procesos empresariales y mejora el rendimiento y la eficacia al unificar todo en un solo paquete de software. La estandarización y simplificación que ofrece dan como resultado estructuras menos rígidas, creando así empresas más ágiles que pueden adaptarse rápidamente mientras incrementan la colaboración.

El software ERP ayuda al CFO a rastrear, analizar y reportar datos comerciales críticos de todos los departamentos para tomar decisiones sobre, por ejemplo, proyectos de capital, fuentes de financiación, gestión de efectivo y control financiero.

Algunos de los beneficios específicos de los ERP ​​en la nube son:

  • Costos operativos y de infraestructura iniciales: generalmente, un ERP en la nube cuesta aproximadamente un 30% menos que los locales.
  • Velocidad de implementación: la reducción de los tiempos de implementación afecta directamente el tiempo de inactividad de la empresa y el tiempo de generación de valor. La implementación rápida reduce los riesgos y permite que las estrategias se apliquen más rápidamente.
  • Escalabilidad: a medida que crece el negocio, crece el ERP en la nube. Escalar internacionalmente es una obviedad, ya que estar basado en la nube permite que la implementación despliegue otras subsidiarias en un tiempo mínimo, mientras que los usuarios en cualquier lugar pueden acceder a la información a través de su conexión a Internet.
  • Actualizaciones: los ERP en la nube se actualizan continuamente y, por lo general, las licencias incluyen actualizaciones y actualizaciones. Las actualizaciones pueden tardar tan solo 30 minutos y, a menudo, se realizan fuera del horario laboral para evitar interrupciones en el negocio.
  • Personalizaciones: a medida que una empresa crece, es posible que necesite una funcionalidad más personalizada. Estas personalizaciones se mantienen cuando el proveedor actualiza el sistema.
    Seguridad, cumplimiento y recuperación ante desastres: los ERP en la nube generalmente ofrecen seguridad de nivel empresarial y cifrado de extremo a extremo.

Lea más en nuestra guía sobre los beneficios del software ERP.

POR QUÉ ES IMPORTANTE DISPONER DE UN ERP

En el mundo de hoy, disponer de información es clave. La importancia de ERP proviene de su capacidad para brindar la visibilidad de 360º en tiempo real que exigen las empresas en su búsqueda de mejorar el rendimiento empresarial y encontrar espacio para el crecimiento. Los sistemas ERP son importantes para las empresas porque el ERP también les permite optimizar los procesos y aumentar la agilidad.

ERP ayuda a los miembros de la junta a tomar decisiones informadas utilizando inteligencia empresarial para recopilar información más precisa y procesable; hace que las operaciones y los departamentos individuales funcionen más rápido; automatiza procesos específicos permitiendo que el personal dedique tiempo a actividades más productivas; mejora las relaciones con los clientes, haciéndolas más rápidas y eficientes y, por tanto, mejorando la satisfacción del cliente.

Algunas otras razones para invertir en un ERP son:

Estandarización. El uso de sistemas dispares puede provocar errores, dificultades en la transferencia de datos, procesos de consumo y brechas de seguridad.

Mejores informes contables y financieros. Realizar un seguimiento no solo de las transacciones entrantes y salientes, sino también de la visibilidad del negocio y de cómo cada área afecta las finanzas. A medida que crece el negocio, crece la complejidad de las transacciones. Con un ERP, las empresas pueden cerrar los libros en menos de 10 días, tener una vista consolidada de todas las subsidiarias en tiempo real y tener un control estricto de todas las finanzas en toda la organización.

HISTORIA DEL SOFTWARE ERP

Empecemos por el final. Es un hecho que cuanta más información se introduzca en sistema ERP, más fácil será identificar y resolver problemas y capitalizar oportunidades.

Los sistemas ERP comenzaron en los años 60 y se desarrollaron originalmente para la industria manufacturera, con planificación de requisitos de materiales (MRP) que permitía a las empresas realizar un seguimiento del inventario y la producción. Todo comenzó con J.L. Case, un fabricante que trabajó con IBM para desarrollarlo. En la década de 1970, los MRP ganaron terreno, pero solo estaban disponibles para grandes empresas con presupuesto y recursos suficientes. Los años 80 marcaron un hito con soluciones más sofisticadas para respaldar procesos más allá de las materias primas y el inventario y permitiendo la coordinación entre varios departamentos. Gartner acuñó el término planificación de recursos empresariales en los años 90 cuando, debido a sus beneficios, la tecnología evolucionó y se expandió y fue adoptada por otras industrias y ahora se aplica en casi cualquier sector imaginable. Desde empresas de servicios, minoristas, mayoristas, industria de software y más.

En 1998, NetSuite lanzó el primer ERP en la nube, ampliamente visto como una mejora con respecto a los sistemas en servidores locales, ya que las empresas podían acceder on-line a datos empresariales críticos, lo que significaba que las empresas no tenían que gastar en comprar y mantener hardware. 2000 significó un avance significativo, cuando los sistemas se habilitaron para extraer datos de otras fuentes, incluidas las aplicaciones de front-end y back-end para alimentar el sistema ERP.

TIPOS DE SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES

Los diferentes tipos de sistemas ERP pueden clasificarse por industria o implementación.

Tipos de ERP por Industria

Con los años, los sistemas ERP han ido creciendo y ampliándose. Como sya hemos comentado, una de las características clave de los mejores ERP es la modularidad. Esa es la razón por la que un ERP se puede modificar de acuerdo con las necesidades de cada industria y sector, entregando un conjunto de herramientas “personalizadas” para sus necesidades específicas. Cuantos más módulos tiene el sistema, más operaciones cubre y automatiza. Un sistema ERP para un almacén o una empresa de fabricación, por ejemplo, tendría requisitos muy diferentes a los de una empresa de IT, pero ambas siguen necesitando un sistema financiero y contable y un CRM. Es la modularidad de los ERP lo que permite que un mismo proveedor de software  dé servicio a ambos tipos de empresa.

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Tipos de ERP por Implementación

Los sistemas ERP pueden ser locales, basados ​​en la nube o híbridos.

Los sistemas ERP locales se instalan localmente en el hardware y los servidores de la empresa. Esto significa que necesitarán un equipo de ITpara mantener el sistema, lo que supondrá una cantidad significativa de tiempo y dinero. Las actualizaciones requieren un gran esfuerzo para implementarse en las computadoras de los usuarios y volver a implementar las personalizaciones e integraciones. A pesar del alto costo inicial y la dificultad para mejorar, algunas empresas aún prefieren este tipo debido a la sensación de estar más seguras.

Los sistemas ERP en la nube tienen diferentes subtipos:

Multi-usuario, también llamado SaaS o Software-as-a-Service, es una versión única del software y la infraestructura ERP que sirve a múltiples organizaciones.

SaaS de usuario único – software ERP que sirve solo a una organización.

Nube pública – varias organizaciones comparten servicios de computación en la nube. Los ejemplos incluyen AWS, Google Cloud, Microsoft Azure u Oracle Cloud.

Nube privada – el servicio está basado en la nube, pero no se comparte con ninguna otra organización. Los datos y el software ERP de una empresa son administrados de forma centralizada por el proveedor de ERP y se accede a ellos mediante un navegador web. El esfuerzo se simplifica sustancialmente y el costo total es significativamente menor. Otras ventajas son la velocidad de implementación; funcionando con la última versión manteniendo sus mejoras y personalizaciones; la accesibilidad y el rendimiento son mejores que los de los sistemas locales, pero también brindan seguridad, ya que generalmente cumplen con los más altos estándares y tienen sistemas implementados para evitar filtraciones y pérdidas de datos, con herramientas de monitoreo, controles y políticas las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Mientras tanto, los ERP híbridos son una combinación de soluciones ERP locales y en la nube pública o privada. El híbrido suele ser una buena opción para las organizaciones con un ERP local existente que buscan integrar sus sistemas en servicios basados ​​en la web.

¿ES CARO UN SOFTWARE ERP?

El software de planificación de recursos empresariales puede resultar caro en comparación con otras soluciones alternativas (como una aplicación de contabilidad, por ejemplo). Sin embargo, el gasto en transformación digital debe considerarse una inversión tecnológica importante y positiva para impulsar cambios y mejoras, en lugar de un costo. En términos de gasto real, el costo de un ERP varía según el tipo de implementación, la cantidad de usuarios, los módulos y el nivel de personalizaciones.

La importancia de un software ERP se puede resumir como la herramienta más útil para la gestión diaria de las empresas. Las empresas tienen una visión y una misión. Su objetivo es lograrlos y, por lo tanto, necesitan que el negocio funcione sin problemas, pero también necesitan planificar, establecer metas y capitalizar oportunidades.

Para hacerlo, es vital que tengan una imagen del rendimiento, y esto significa datos. Como mencionamos anteriormente, la información es el rey y los sistemas ERP son la mejor herramienta para proporcionar esa información de toda la actividad empresarial. Son cruciales para apoyar a los líderes de opinión y la transformación empresarial, ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas, minimizar los riesgos, automatizar los procesos y aumentar la agilidad.

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