Qué Es un ERP y Cómo Funciona
Explicamos lo que es un sistema ERP, qué hace y cómo funciona
En pocas palabras, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es una aplicación que permite a una empresa gestionar todas sus operaciones. Sin embargo, a menudo es más complicado que eso. Basta con echar un vistazo a lo que aparece en la barra de búsqueda de Google para ver que mucha gente busca cosas como «¿Qué es un ERP? «y «¿Qué hacen los sistemas ERP? Vamos a responder a algunas de estas preguntas.
Si echamos un vistazo a las tendencias de Google durante los últimos 5 años, las búsquedas relacionadas con ERP han aumentado un 200%, pero si nos fijamos en los últimos 2 años, esta cifra se duplica. La incertidumbre empresarial de los últimos tiempos ha obligado, comprensiblemente, a las empresas a revisar sus estrategias y buscar la tecnología necesaria para apoyarlas y hacerlas más ágiles. Adaptarse a nuevos entornos y formas de trabajar es vital, y los sistemas ERP pueden ayudar a ello.
Los directivos conocen su misión, crecimiento y rendimiento empresarial. Conocen los problemas, las necesidades y los procesos de su empresa, y saben que necesitan herramientas que los respalden, apoyen el núcleo empresarial y faciliten el acceso a los datos en tiempo real, con el fin de tomar decisiones informadas y afrontar los cambios minimizando los riesgos.
Y aquí es donde las soluciones ERP pueden ayudar, aunque usted no sepa cómo se llaman.
Los proveedores y socios de ERP solemos estar tan inmersos en lo que hacemos que damos por sentado que todo el mundo debería saber lo que es, ¡pero no todo el mundo lo sabe! Así que volvamos a lo básico.
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¿Qué es un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)?
ERP son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales), lo que no dice mucho. Básicamente, ERP es un software que permite a las empresas ejecutar todos sus procesos principales de principio a fin dentro del mismo sistema. Gartner ofrece una excelente definición de ERP, que lo explica de forma clara y concisa.
Organizaciones de todos los sectores utilizan sistemas ERP para estandarizar, racionalizar e integrar los procesos empresariales. Un sistema ERP abarca todas las áreas de la empresa: finanzas, fabricación, distribución, ventas, adquisiciones, cadena de suministro, proyectos, servicios, atención al cliente y más.
Explicación del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales
¿En qué consiste la planificación de recursos empresariales? Algunas de las características clave de la planificación de recursos empresariales son:
- Integración de toda la empresa – los procesos se integran de principio a fin en todos los departamentos y unidades de negocio. Así, por ejemplo, el flujo «de cliente potencial al pedido, de la fabricación al cobro» está completamente automatizado. Un nuevo cliente potencial se cualifica y solicita un presupuesto, el presupuesto se acepta y se convierte en un nuevo pedido que inicia automáticamente la comprobación de la disponibilidad del producto y el proceso de envío o producción. Una vez enviado el pedido, se envía la factura.
Operaciones en tiempo real – Como se menciona en el ejemplo anterior, si no hay existencias disponibles, la fábrica podría recibir la orden de fabricación en cuestión de segundos o incluso trabajar sólo para fabricar bajo pedido.
Una base de datos común – Un sistema ERP es una única fuente de verdad para todas las áreas de negocio que ofrece una visión de 360º de la empresa, los clientes, los proveedores y las transacciones.
Automatización – La automatización de tareas repetitivas, como nóminas, procesamiento de pedidos, facturación, etc., minimiza el tiempo invertido, reduce los errores y permite al personal centrarse en tareas con mayor valor añadido.
Análisis de datos en tiempo real – un sistema ERP convierte los datos en informes y perspectivas útiles para identificar oportunidades de crecimiento, optimizar las operaciones actuales, reducir costes, atender mejor a los clientes o aprovechar nuevas oportunidades de mercado.
Diseño modular – Esencial en cualquier ERP moderno. Usted paga sólo por lo que necesita. Además, a medida que las necesidades empresariales evolucionan y cambian, una empresa puede añadir más funcionalidades mediante la incorporación de módulos. Por ejemplo, si se trata de una organización de servicios profesionales o una empresa de software, un módulo de inventario, cadena de suministro o gestión de almacenes no sirve de nada, pero un módulo de gestión de facturación recurrente (suscripciones) o de gestión de contratos sería muy beneficioso.
Accesibilidad móvil – Estamos en un mundo móvil y la movilidad en un ERP es una obviedad. Las mejores plataformas ERP (como NetSuite ERP) no sólo son compatibles con la movilidad, sino que ofrecen usabilidad a través de sus aplicaciones móviles, permitiendo a los usuarios acceder a la empresa en cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
Escalabilidad y flexibilidad – A medida que la empresa crece, también lo hace la complejidad. Los requisitos en términos de nuevos módulos, usuarios, capas de datos y, a veces, cambios en los procesos pueden requerir una rápida implementación, así como cambios dentro del sistema. Los ERP, y más concretamente los sistemas ERP en la nube, están diseñados para adaptarse a cargas de trabajo y procesos cambiantes.
Integraciones con terceros – A veces un movimiento estratégico implica cambios en el negocio, y afrontar nuevos retos requiere herramientas y aplicaciones específicas. Los mejores ERP pueden integrarse perfectamente con software de terceros.
¿Qué es un Sistema ERP?
El software ERP aúna procesos para colaborar y crear un sistema fluido. Entre las principales funciones de un sistema ERP se incluyen:
- Gestión financiera – El software ERP mantiene informes precisos, asegurando que las empresas cumplan con los requisitos de información financiera e impuestos con un único sistema contable, bancario y de pagos. El software ERP almacena, supervisa y analiza todos los datos financieros, ayudando a revelar ideas que pueden conducir a mejorar el flujo de caja, reducir los costes y aumentar la rentabilidad, todo ello manteniendo informes financieros precisos, oportunos y transparentes.
- CRM integrado – los ERP con funciones CRM integradas ayudan a ampliar la visión del negocio, optimizar los esfuerzos de marketing y ventas, y permiten a las empresas automatizar procesos como los pedidos, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y el seguimiento de los clientes, desde el cliente potencial hasta el cliente final, a través del canal de ventas.
- Recursos humanos o gestión del capital humano (HCM) – los ERP ayudan a racionalizar las nóminas, la contratación, el rendimiento e incluso a identificar los problemas de recursos humanos antes de que se produzcan.
- Ventas y marketing – los ERP pueden gestionar los flujos de trabajo de ventas, pero también las normas fiscales y el seguimiento de los envíos. Los módulos de ventas y CRM trabajan juntos para acelerar el ciclo de ventas y obtener más beneficios.
- Inteligencia empresarial – El sistema analiza la información para encontrar patrones en las operaciones y predecir tendencias futuras. Los informes pueden mostrarse en cuadros de mando, gráficos y otras visualizaciones de datos.
- Fabricación – Los ERP ayudan a optimizar los programas de producción, los equipos y la mano de obra para maximizar la capacidad mediante la planificación, programación, presupuestación, previsión de adquisiciones y gestión de materiales.
- Gestión de inventarios – los ERP ofrecen a los usuarios control y visibilidad sobre las existencias. Al formar parte de un sistema ERP multifuncional más amplio, el módulo de inventario intercambia datos con los registros de fabricación, distribución, ventas y clientes. Esto ayuda a evitar retrasos en las entregas y niveles bajos de existencias, pero además permite prever la demanda.
- Distribución – El sistema puede gestionar el cumplimiento de pedidos, el seguimiento y la atención al cliente.
- Gestión de la cadena de suministro (SCM) – Ser capaz de controlar la demanda, el suministro, el estado de la fabricación, la logística y la distribución en un tiempo récord es una necesidad en el mercado actual, de ritmo rápido y altamente competitivo.
- Gestión de proyectos – Las empresas ya no pueden permitirse estimar los costes y el rendimiento global de los proyectos. Un ERP tiene que ser capaz de crear una instantánea de todo el ciclo de vida del proyecto, desde el inicio y la asignación de recursos hasta la racionalización de los esfuerzos de entrega, con el fin de evaluar con precisión el rendimiento y la rentabilidad del proyecto.
¿Cómo funciona un Sistema ERP?
Si lo que busca es una descripción técnica detallada, éste no es el lugar, pero siempre estaremos encantados de que nuestros Arquitectos de Sistemas lo comenten con usted. Para resumir brevemente su funcionamiento, los sistemas ERP agilizan los procesos empresariales mediante la recopilación, el almacenamiento, la gestión y la comunicación de datos en todas las funciones de una empresa.
El software ERP combina una serie de informes y métricas diferentes de varios departamentos en el mismo entorno, ofreciendo una visión de 360º de lo que está ocurriendo y de cómo se están utilizando los recursos, ya sean dinero, personal, material o cualquier otro recurso.
Con la información disponible en tiempo real en una única fuente de datos, las empresas pueden obtener más rápidamente información sobre cómo se pueden mejorar los procesos o cómo se pueden distribuir los recursos para hacer un mejor gasto y dejar margen al crecimiento. Se acabaron las hojas de cálculo y la recopilación de información de distintas aplicaciones empresariales; todo está disponible y accesible desde la interfaz del ERP.
Sin un sistema ERP y una estrategia de planificación adecuada, la gestión empresarial se hace mucho más difícil. Además, la empresa puede estar rindiendo por debajo de sus posibilidades sin que el equipo directivo sea consciente de ello.
Breve Explicación Técnica del ERP
Aunque hemos dicho que no vamos a entrar en los detalles técnicos, vamos a ofrecer una breve descripción técnica básica del funcionamiento de un ERP.
La integración y visualización de datos permite mantener los datos de forma flexible y transparente. Las estructuras de datos integradas se implementan en un sistema ERP a través de un conjunto de transacciones empresariales con objetos de negocio visuales, utilizando relaciones adicionales para formar una base para la planificación simultánea y prospectiva de muchos componentes. Los distintos objetos empresariales de la estructura de datos integrada se representan visualmente mediante Scalable Vector Graphics (SVG), una tecnología basada en XML. Un componente de software proporciona al sistema ERP la capacidad de mostrar objetos empresariales y sus vínculos.
Beneficios de los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)
No podemos hablar de las ventajas del software ERP sin hablar de los retos actuales a los que se enfrenta el consejo de administración de una empresa:
- Acelerar la estrategia. Los clientes y las operaciones están cambiando, por lo que las empresas deben ser capaces de reaccionar rápidamente a esos cambios, no sólo para mantenerse al día, sino también para adelantarse a los competidores.
- Gestión de riesgos. En este nuevo entorno, que incluye cambios inesperados, las empresas se ven obligadas a planificar nuevas estrategias minimizando el riesgo.
- Alinear las áreas de negocio y la estrategia. El consejo tiene que actuar como facilitador e integrador.
Un sistema ERP es un catalizador para la innovación empresarial y minimiza el riesgo, permitiendo a las empresas simular diferentes escenarios. También es una plataforma para la eficiencia empresarial, ya que acelera las operaciones, reduciendo el tiempo necesario para completar casi todos los procesos empresariales y mejorando la eficiencia y la eficacia al unificarlo todo en una única suite.
La estandarización y simplificación que ofrece se traduce en menos estructuras rígidas, creando así empresas más ágiles que pueden adaptarse rápidamente a la vez que aumentan la colaboración.
El software ERP ayuda al director financiero a rastrear, analizar e informar sobre datos empresariales críticos de todos los departamentos para tomar decisiones sobre, por ejemplo, proyectos de capital, fuentes de financiación, gestión de tesorería y control financiero.
Algunas de las ventajas específicas de los ERP basados en la nube son:
- Costes iniciales de infraestructura y funcionamiento – Generalmente, un ERP en la nube cuesta alrededor de un 30% menos que los locales.
- Velocidad de implantación – La reducción de los plazos de implantación afecta directamente al tiempo de inactividad de la empresa y al tiempo de obtención de valor. Una implantación rápida reduce los riesgos y permite aplicar las estrategias más rápidamente.
- Escalabilidad – a medida que crece la empresa, crece el ERP en la nube. La escalabilidad internacional es pan comido, ya que al estar basado en la nube permite implantar otras filiales en un tiempo mínimo, mientras que los usuarios de cualquier lugar pueden acceder a la información a través de su conexión a Internet.
- Actualizaciones – Los ERP en la nube se actualizan continuamente y normalmente las licencias incluyen actualizaciones y mejoras. Las actualizaciones pueden tardar tan solo 30 minutos y suelen realizarse en horas no laborables para evitar interrupciones en el negocio.
- Personalizaciones: a medida que una empresa crece, puede necesitar más funciones personalizadas. Estas personalizaciones se mantienen cuando el proveedor actualiza el sistema.
- Seguridad, cumplimiento y recuperación en caso de desastre – los ERP en la nube suelen ofrecer seguridad de nivel empresarial y cifrado de extremo a extremo.
Más información en nuestra guía sobre las ventajas del software ERP.
¿Por qué es importante el ERP?
En el mundo actual, la información es el rey. La importancia del ERP radica en su capacidad para ofrecer la visibilidad de 360º en tiempo real que exigen las organizaciones en su afán por mejorar el rendimiento empresarial y encontrar margen de crecimiento. Los sistemas ERP son importantes para las empresas porque también les permiten agilizar los procesos y aumentar la agilidad.
El ERP ayuda a los miembros del consejo de administración a tomar decisiones informadas utilizando la inteligencia empresarial para recopilar información más precisa y procesable; hace que las operaciones individuales y los departamentos trabajen más rápido; automatiza procesos específicos permitiendo que el personal dedique tiempo a actividades más productivas; mejora las relaciones con los clientes, haciéndolas más rápidas y eficientes, y mejorando así la satisfacción del cliente.
Otras razones para invertir en un ERP son:
- Estandarización. El uso de sistemas dispares puede dar lugar a errores, dificultades en la transferencia de datos, procesos que consumen tiempo y lagunas de seguridad.
- Contabilidad e informes financieros más precisos y rápidos. No sólo hay que controlar las transacciones entrantes y salientes, sino también la visibilidad de la empresa y el impacto de cada área en las finanzas. A medida que crecen las empresas, aumenta la complejidad de las transacciones. Con un ERP, las empresas pueden cerrar los libros en menos de 10 días, tener una visión consolidada de todas las filiales en tiempo real y un control estricto de todas las finanzas de la organización
Historia del ERP
Empecemos por el final. Es un hecho que cuanta más información se introduzca en el sistema ERP, más fácil será identificar y resolver los problemas y aprovechar las oportunidades.
Los sistemas ERP empezaron en los años 60 y se desarrollaron originalmente para la industria manufacturera, con la planificación de necesidades de materiales (MRP) que permitía a las empresas hacer un seguimiento del inventario y la producción. Todo empezó con J.L. Case, un fabricante que trabajó con IBM para desarrollarlo. En los años 70, los MRP ganaron terreno, pero sólo estaban al alcance de grandes empresas con presupuesto y recursos suficientes. Los años 80 marcaron un hito con soluciones más sofisticadas para dar soporte a procesos que iban más allá de las materias primas y el inventario y que permitían la coordinación con varios departamentos. Gartner acuñó el término planificación de recursos empresariales en los 90, cuando debido a sus ventajas la tecnología evolucionó y se expandió y fue adoptada por otras industrias y ahora se aplica en casi cualquier sector imaginable. Desde proveedores de servicios, minoristas, mayoristas, industria del software y más.
En 1998 NetSuite lanzó el primer ERP en la nube, ampliamente visto como una mejora sobre los sistemas locales, ya que las empresas podían acceder a los datos críticos del negocio en línea y significaba que las empresas no tenían que gastar en la compra y mantenimiento de hardware. El año 2000 supuso un avance significativo, cuando se habilitaron los sistemas para extraer datos de otras fuentes, incluidas las aplicaciones frontales y back-end para alimentar el sistema ERP.
Tipos de Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales
Los distintos tipos de sistemas ERP pueden clasificarse por sectores o por implantación.
Tipos de sistemas ERP por sector
A lo largo de los años, los sistemas ERP han ido creciendo. Como ya se ha mencionado, una de las características clave de los mejores ERP es la modularidad. Esta es la razón por la que los ERP pueden modificarse en función de las necesidades de cada industria, ofreciendo una suite «a medida» para sus necesidades específicas. Cuantos más módulos tenga el sistema, más operaciones cubrirá y automatizará. Un sistema ERP para un almacén o una empresa de fabricación, por ejemplo, tendría requisitos muy diferentes a uno para una empresa de TI, y los módulos ERP lo permiten.
Tipos de sistemas ERP según su implantación
Los sistemas ERP pueden ser en servidores locales, basados en la nube o híbridos.
Los sistemas ERP locales se instalan localmente en el hardware y los servidores de la empresa. Esto significa que necesitarán un equipo de TI para mantener el sistema, lo que costará una cantidad significativa de tiempo y dinero. Las actualizaciones requieren un gran esfuerzo de despliegue en los ordenadores de los usuarios y la reimplantación de personalizaciones e integraciones. A pesar del elevado coste inicial y de la dificultad de actualización, algunas empresas siguen prefiriendo este tipo por la sensación de mayor seguridad.
Los sistemas ERP en la nube tienen diferentes subtipos:
- Multi-propiedad, también llamado SaaS, o Software-as-a-Service – es una única versión del software ERP y de la infraestructura que sirve a múltiples organizaciones.
- SaaS de propietario único: software ERP que da servicio a una sola organización.
- Nube pública: varias organizaciones comparten servicios de computación en nube. Algunos ejemplos son AWS, Google Cloud, Microsoft Azure u Oracle Cloud.
- Nube privada: el servicio está basado en la nube, pero no se comparte con ninguna otra organización. El software ERP y los datos de una empresa son gestionados de forma centralizada por el proveedor de ERP y se accede a ellos mediante un navegador web. El esfuerzo se simplifica sustancialmente y el coste global es significativamente menor. Otras ventajas son la velocidad de despliegue, la ejecución de la última versión manteniendo las mejoras y personalizaciones, la accesibilidad y el rendimiento, que son mejores que los de los sistemas locales, pero también la seguridad, ya que suelen cumplir las normas más estrictas y disponen de sistemas para evitar filtraciones y pérdidas de datos, con herramientas de supervisión, controles y políticas 24 horas al día, 7 días a la semana.
Por su parte, los ERP híbridos son una combinación de soluciones ERP locales y en nube pública o privada. Los ERP híbridos suelen ser una buena opción para las empresas que ya disponen de un ERP local y desean integrar sus sistemas en servicios basados en la web.
Los Sistemas ERP ¿Son Caros?
El software de planificación de recursos empresariales puede resultar caro si se compara con otras soluciones alternativas (como una aplicación de contabilidad, por ejemplo). Sin embargo, el gasto en transformación digital debe considerarse una inversión tecnológica importante y positiva para impulsar el cambio y las mejoras, más que un coste. En términos de gasto real, el coste del ERP varía en función del tipo de implantación, el número de usuarios, los módulos y el nivel de personalizaciones.
La importancia de un software ERP puede resumirse en que es la herramienta más útil para la gestión diaria de las empresas. Las empresas tienen una visión y una misión. Su objetivo es alcanzarlas y, por tanto, necesitan que el negocio funcione sin problemas, pero también necesitan planificar, establecer objetivos y capitalizar oportunidades.
Para ello, es vital que tengan una imagen del rendimiento, y esto significa datos. Como hemos mencionado anteriormente, la información es el rey y los sistemas ERP son la mejor herramienta para proporcionar esa información en todas las funciones empresariales. Son cruciales para apoyar a los líderes de opinión y la transformación empresarial, ayudando a las empresas a tomar decisiones informadas, minimizando los riesgos, automatizando los procesos y aumentando la agilidad.
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